Word文档办公操作指南

Word文档办公操作指南

目 录

一、文档的创建与打开 ..................................... 3

（一）创建文档 ......................................... 3

（二）打开文档 ......................................... 3

二、文档的保存与关闭 ..................................... 4

（一）文档的保存 ....................................... 4

（二）关闭文档 ......................................... 5

三、文档的编辑 ........................................... 5

（一）文本的录入 ....................................... 5

（二）选择文本内容 ..................................... 6

（三）删除文本 ......................................... 7

（四）插入文本 ......................................... 7

（五）文本的复制和移动 ................................. 8

（六）文本的查找与替换 ................................. 8

四、文档的排版 ........................................... 9

（一）格式设置 ......................................... 9

（二）段落格式设置 .................................... 12

五、文档的页面设置与打印 ................................ 14

（一）页面设置 ........................................ 14

（二）页眉页脚设置 .................................... 15

（三）打印预览与打印 .................................. 16

一、文档的创建与打开

（一）创建文档

在Word中创建一个文档，就是建立一个空白的新文档。在启动Word时，系统通常默认打开一个空白文档，在上面我们可以录入和编辑自己的内容，用一个文件名将该文档保存起来，也就完成了一个文档的创建。

当然，也可以在桌面上、磁盘根目录下或文件夹中，在不启动Word的情况下用快捷方式建立一个空白的Word文档：在桌面上、磁盘根目录下或文件夹中的空白处右击鼠标→指向"新建"→点击"Word文档"→输入文件名

当完成一个文档后要重新创建一个文档时，可以采用以下三种方法：

（1）点击常用工具栏上的"新建"按钮，得到一个新的空白文档；

（2）打开"文件"菜单→点击"新建"，在出现的对话框中，有多种文档模板可以选择，用来创建不同格式的文档。

（3）使用Ctrl+N快捷键，新建文档。

（二）打开文档

如果要打开一个已经存在的Word文档，可以用三种方法来打开：

（1）双击要打开的Word文档的图标，可同时启动Word并打开该文档。

（2）在Word窗口下点击常用工具栏上的"打开"按钮或打开"文件"菜单选择"打开"命令项，可以得到一个打开对话框；在对话框中

找到并选中要打开的文件，然后点击框上的"打开"按钮即可打开该文件。

（3）使用Ctrl+O快捷键，打开文档。

二、文档的保存与关闭

（一）文档的保存

输入的文档内容是暂存于内存中的，并没有存于磁盘上，若计算机出现断电或死机等情况，输入的内容将全部丢失。为此，需要将文档保存到磁盘上。保存的方法有自动和手动两种。

1、手动保存文档

在文档操作过程中可以随时进行。在第一次保存时，系统将给出"另存为"对话框。在对话框中，在"保存位置"处选择好文档的保存位置，在"文件名"处给文档起个文件名，然后点击"保存"按钮即可。在文件保存过一次后，以后再保存时就再不会出现"另存为"对话框了。文件的手动保存可以用以下几种方式之一来实现：

（1）打开"文件"菜单，选择"保存"；

（2）单击工具栏上的"保存"按钮；

（3）用键盘命令Ctrl+S。

2、自动存盘

在文档保存过一次以后，可以利用Word的自动保存机制来实现文档的定时自动存盘。打开"工具"菜单中的"选项"命令，出现"选项"对话框，在对话框中选择"保存"卡，在上面选择相关选项，并设定自动保存的时间间隔，然后点击"确定"按钮。这样，系统将在文档操作

过程中按照设定的时间间隔自动保存文档。

（二）关闭文档

关闭文档常用的方法有三种：

（1）打开"文件"菜单，选择"关闭"；

（2）点击文档窗口右上角的关闭按钮×；注意，不是Word窗口的关闭按钮。

（3）使用快捷键Ctrl+W,关闭文档

关闭文档时，若文档修改过而没有保存的话，系统会给出提示，提醒保存文档。当然，在关闭Word窗口或退出Word时，文档也将同时关闭。

三、文档的编辑

文档的编辑操作，最基本的是对文本的编辑操作。所谓文本，就是文档中的文字、数字、特殊符号等字符内容。对文本的编辑操作包括文本的录入、选择、删除、插入、复制、移动、查找和替换等基本操作。

（一）文本的录入

制作一个文档，首先要做的就是录入文本。当Word启动后，就可以在空白文档中输入文本内容。输入中文时，先点击任务栏上的输入法按钮，选择自己熟悉或习惯的中文输入法，就可以输入中文。应注意的是只有键盘处于小写状态时才能输入中文。

Word的输入文本有"插入"或"改写"两种不同的状态。在"插入"状态下，输入字符插入在光标所在位置，原有的字符将自动往右移；

在"改写"状态下，输入的新字符将替换光标处原有的字符。

"插入"状态和"改写"状态的切换可用鼠标双击窗口底部状态栏上面的"改写"框实现，灰色为"插入"，黑色"改写"；也可以用键盘上的"Insert"键来完成插入和改写的转换。Word启动时一般默认为"插入"状态。

如果在输入文本时输错了字，可立即用Backspace键删除。如果要在文档中删除一个或几个字符，可将光标移到被删除字符的右侧或左侧，按Backspace键或Delete键删除。

如果要在文本中增加一个或几个字符，可将光标移到要增加的位置，确认输入状态为"插入"状态，然后输入要增加的字符。

（二）选择文本内容

要对文本进行编辑修改，通常需要先选中要修改的内容。在Word中，选中某部文本分内容，该部分文本将呈反向显示。选中文本内容的常用方法有：

1、选中任意多个字符

（1）将鼠标移到要选择内容的起点，按住鼠标左键，移动到选择内容的末尾后松开鼠标左键，则选中要选择的内容；

（2）将光标移到要选择内容的起点，再将鼠标移到选择内容的末尾，然后按住键盘上的Shift键，点击鼠标左键，则选中要选择的内容。

2、按行选中

将鼠标指向要选中行的左外侧，点击鼠标左键，则选中一行；若

要选择多行，则从要选择的起始行左外侧开始，按住鼠标左键拖动至要选择的末尾行，松开鼠标左键即可。

3、按句选中

按住键盘上的Ctrl键，用鼠标左键点击要选择的句子，则该句即被选中。句子以分号或句号划分。

4、全部选中

（1）打开"编辑"菜单，选择"全选"项；

（2）使用键盘热键"Ctrl+A"；

（3）从文本起点开始，按住鼠标左键从头拖到尾。

（三）删除文本

首先将要删除的内容选中，用"Delete"键删除。

（四）插入文本

1、插入任意文本

确认在插入状态下，将光标移到要插入文本的位置，直接输入要插入的内容。

2、插入一个文件的内容

打开"插入"菜单，选择"文件"，在"插入文件"对话框中找到并选择要插入的文件，点击"插入"即可。

3、插入特殊字符

在文本输入中，有的字符无法从键盘输入，Word提供了专门的符号插入功能，可插入各种特殊字符或罕见汉字。插入方法为：打开"插入"菜单，选择"符号"项，在"符号"对话框中选择所需要的符号，

点击"插入"即可。

（五）文本的复制和移动

1、常规操作

选中要复制或移动的文本内容；点击工具栏上的"复制"或"剪切"按钮；将光标移到文本要复制或移动到的位置，点击工具栏上的"粘贴"按钮。

2、键盘操作

选中要复制或移动的文本内容；使用热键"Ctrl+C"或"Ctrl+X"；将光标移到文本要复制或移动到的位置，使用热键"Ctrl+V"。

3、快速操作

选中要复制或移动的文本内容；将鼠标指向所选中的对象，按住左键将其拖动到目的位置松开左键，即可实现文本的移动；

将鼠标指向所选中的对象，按住键盘上的"Ctrl"键，然后用鼠标左键拖动对象，移至复制的目的位置松开，即可实现文本的复制。

（六）文本的查找与替换

打开"编辑"菜单，选择"查找"、"替换"学习交流会或"定位"项，都可以出现"查找与替换"对话框。

1、查找

在"查找"标签中的"查找内容"处输入要查找的内容，点击"查找下一处"即可开始查找。查找的起始位置及查找方式的设置，可以打开对话框上的"高级"设置按钮进行设置。

2、替换

在"替换"标签中先分别输入要查找的内容和要替换成的内容，若要全部替换，点击"全部替换"；若只替换个别地方，则先点击"查找下一处"，找到后若要替换就点击"替换"，在查找下一处。同样，对查找和替换的某些设置，可以通过"高级"按钮进行设置。

四、文档的排版

（一）格式设置

文档字符的格式设置，包括字体、字型、字号、颜色、特种字体的设置以及对字符的各种修饰。这里说的字符学习交流会包括汉字、英文或拼音字母、数字和各种符号等。

1、设置字符的字体和字号

1）字符的字体和字号

Word的字体中，中文的常用字体有宋体、仿宋体、楷体、黑体，以及隶书和幼圆体等。英文、数字和符号的常用字体有TimesNewRoman、Arial等。Word的字号中，初号为最大，八号为最小。字号也可以用"磅"为单位，1英寸等于72磅。72磅为最大，5磅为最小。5磅相当于八号字，10.5磅相当于五号字。

2）字体和字号的设置

在Word中输入文档时，可以先设定学习交流会字体和字号，再输入字符；也可以先输入字符，再进行字体和字号的设置。Word默认的中文字体为宋体，字号为五号，英文字体为TimesNewRoMan，字号也为五号。如果要改变文档的字体和字号，就要进行设置。设置字号和字体，有如下两种方法：

（1）利用格式栏上的"字体"框及"字号"下拉列表框设置字符格式：

①选定要设置字体和字号的文本；

②单击"格式"工具栏"字体"框右面的学习交流会三角箭头，这样就显示字体的清单，从中选择所需的字体；

③单击"字号"框右面的三角箭头，然后在字号清单中选择所需的字号。

（2）利用"格式"菜单的"字体"命令设置字体和字号：

①选定要设置字体和字号的文本，使其"反白"显示；

②在菜单栏的"格式"菜单中单击"字体"命令，在打开的"字体"对话框中选择"字体"选项卡。

③单击"中文字体"或"英文字体"文本框右面的箭头，就可列出中文或英文字体的清单，从中选择所需的字体；

④单击"字号"文本框右面的箭学习交流会头，即可列出各种字号或磅值的清单。从中选择所需要的字号或"磅"值。

⑤选定后在选项卡上单击"确定"按钮，即完成对选定文本的格式设置。

2、字符的修饰

除字体和字号外，还可以对字符进行特殊设置，如"粗体"、"斜体"、"下划线"、"字符边框"和"字符底纹"、"字符颜色"，以及上下标，删除线等。其操作方法如下：

（1）用格式工具栏按钮进行设置选中要设置的文本，单击格式

工具栏上的相应按钮即可完成设置。

（2）用菜单命令进行设置选中要设置的文本，打开"格式"菜单，选择"字体"项。在"字体"对话框的"字体"选项学习交流会卡中，选择需要的字符格式，最后单击"确定"按钮。

3、缩放字符与字间距设置

1）缩放字符

（1）用"格式"工具栏"字符缩放"按钮选中要缩放的文本，单击"格式"工具栏"字符缩放"按钮旁的三角箭头，在下拉菜单中选择需要缩放的比例，则可将文本缩小或放大。

（2）用"格式"菜单的"字体"命令进行字符缩放选中要缩放的文本，在"格式"菜单中选择"字体"项，再在"学习交流会字体"对话框中选择"字符间距"选项卡。在此选项卡中的"缩放"文本框内，选择需要的字符缩放比例。

2）字符间距设置

选中要设置的文本，在以上的"字符间距"选项卡中的"间距"位置，可选择"标准"、"加宽"和"紧缩"等格式。在选择"加宽"或"紧缩"格式时，可从右边"磅值"框中进一步设置加宽或紧缩的程度。

4、设置首字下沉

在每一章节开始，为使文章突出效果，往往设置首字下沉。首字下沉就是文档开始段落的第一个字，加大并学习交流会下沉，以引人注目。设置首字下沉的操作步骤如下：

（1）使光标位于要设置首字下沉的段落内的任何位置；

（2）打开"格式"菜单栏选择"首字下沉"，出现"首字下沉"对话框；

（3）在对话框中选择一种下沉方式，并设置相应的选项，然后单击"确定"按钮。

（二）段落格式设置

1、设置段落的缩进

常用的段落缩进有：首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进。设置文档缩进量有两种常用的方法

1）移动水平标尺中的缩进标记进行设置

在水平标尺上有四个缩进标记，即左缩进、悬挂缩进、首行缩进和右缩进。用这些标记可以设置文档的缩进量学习交流会。

（1）"首行缩进"标记的形状为倒三角形。设置时，先将光标置于要设置首行缩文本段落的任意位置，然后用鼠标拖动标尺上的倒三角形标记到要求的缩进位置。

（2）"右缩进"标记的形状为正三角形，它位于标尺的右侧。设置时将光标置于要缩进的段落中的任意位置，然学习交流会后用鼠标拖动标尺右侧的正三角形标记到要求的缩进位置。

（3）"左缩进"标记的形状为矩形，它位于标尺的左侧下部。设置时将光标置于要缩进的段落中的任意位置，然后用鼠标拖动标尺右侧的矩形标记到要求的缩进位置。

（4）"悬挂缩进"标记的形状为正三角形，它位于标尺的左侧。设置时将光标置于要缩进的段落中的任意位置，然后用鼠标拖动标尺

左侧的正三角形标记到要求的缩进位置，则该段落除首行外学习交流会的其他各行都缩进到标记位置。

2）利用"格式"菜单的"段落"命令设置缩进

将光标移到要要进行缩进设置的段落的任何地方；打开"格式"菜单选择"段落"项，出现"段落"对话框；在"缩进和间距"卡的各缩进项中设置相应的缩进值；单击"确定"按钮。

2、设置行距和段间距

文档默认的行距为单倍行距，段落的间距为0，也就是等于行距。单倍行距，就是该行中最大字体的高度加上其空余距离。空余距离是根据该行最大的字体的大小决定的，字体越大，其空余的距离就越小。行的高度是根据以上因素自动调节的。当一行中有大号字体或有上、下标时，则需重新设置行距。段落间距分为段前间距和段后间距。段前间距是指上一段落的最后一行与这一段落第一行之间的距离。而段后间距是指这一段落的最后一行和下一段落的第一行之间的距离。设置文档中的行距和段落间距的步骤如下:

（1）选定要设置行间距或段间距的文档；

（2）打开"格式"菜单选择"段学习交流会落"项，在"段落"对话框中选择"缩进和间距"选项卡，在选项卡的"间距"设置区即可设置"行距"和"段距"。

3、设置段落文本的对齐方式

文本常用的对齐方式有：左对齐、右对齐、居中对齐、两端对齐和分散对齐。对齐方式以段落为单位设置。其设置方法有：

（1）将光标移到要设置的段落的任何地方，单击工具栏按钮中相应的对齐按钮，即完成文本对齐的设置。

（2）将光标移到要设置的段落的任何地方，打开"格式"菜单，选择"段落"，在"段落"对话框中的对齐方式下拉列学习交流会表框中选择一种对齐方式，然后单击"确定"按钮。

五、文档的页面设置与打印

（一）页面设置

页面设置就是对文档的页面规格进行设置，其设置项目包括页边距、纸型、纸张来源、版式及文字排列等设置学习交流会项目。Word文档的页面设置通过"文件"菜单中的"页面设置"命令项来实现。

1、纸型设置

在"页面设置"对话框中，选择"纸型"标签，在"纸型"栏中选择所需要的纸张型号，确定纸张大小，同时还可设置纸张的横向放置或纵向放置。纸型的设置可以针对整篇文档，也可针对某部分页，只需在"应用于"栏目中选择即可。

2、页边距设置

在"页边距"标签中的上、下、学习交流会左、右输入框分别填写需要的数值，即文本区域与页边周围的4个距离，也可以选择页眉、页脚与边界的距离等。

3、纸张来源设置

设置打印时的送纸方式。

4、版式设置

设置节的起始位置，奇偶页的页眉/页脚是否相同等信息。

5、文字排列设置

在"文档网格"标签中，可设置每页的行数、每行的字数、文档的横排或竖排，也可设置页面上的网格线、字体等项目。

（二）页眉页脚设置

页面在多页文档的显示或打印时，经常需要在每页的顶部或底部显示页码及一些相关信息。如标题、名称、日学习交流会期、标志等。这些信息如果出现在文档每页的顶部，就称之为页眉，若出现在每页的底部就称之为页脚。

设置页眉或页脚时，单击"视图"菜单的"页眉和页脚"命令，出现一个输入框和一个工具栏，在输入框的光标插入点处用户可以输入页眉，输入过程中，允许使用工具栏的按钮帮助用户输入系统预定义的设置或完成某项功能。允许用户输入多行内容，完成后单击"关闭"按钮，一旦退出页眉／页脚输入框就能看到每页上端出现的页眉。页脚设置只需要单击工具栏中的第一个按钮，待切换到页脚输入框时再进行输入，完成后也单击"关闭"按钮，每页的下端就会显示出页脚信息。

删除页眉或页脚时，只要在页学习交流会眉／页脚输入框中把所有页眉或页脚信息彻底清除，使之恢复到设置页眉或页脚之前的状态即可取消页眉和页脚。页眉／页脚输入框工具栏中的部分按钮功能如下：

(1)单击"切换页眉和页脚"按钮，可以进行页眉与页脚输入框之

间的转换。

(2)单击"页码域"按钮将输入页码，系统可以自动辨别文本的每一页并加上页码数字。

(3)单击"日期域"或"时间域"按钮，将自动输入系统的当前日期或时间。

（三）打印预览与打印

1、打印预览

文档的制作目的是为他人阅读。因此文档最后需输出。输出的方式可以是作为文件输出到网络上或其他计算机上，也可以打印到纸上。打印常常是制作文档的最后一个步骤，而打印预览则可学习交流会在打印之前预先观察文档的打印效果，如果满意就打印出文档，如果不满意，则可重新进行设置或修改文档。

单击常用工具栏上的"打印预览"按钮或单击"文件"菜单的"打印预览"命令，出现"打印预览"窗口，预览完成后，单击"关闭"按钮。

在预览窗口中，可以设置多页显示、单页显示或全屏显示，也可以缩小或放大比例。显示方式可通过预览窗口上的工具按钮来实现。如多页显示，点击多页显示按钮，在出现的显示页数选择框中按住鼠标左键移动，可选定预览的页数及页面的预览方式。"放大镜"按钮可让读者放大任何一页以便于阅读，也可缩小一页或多页便于预览文档的总体。显示比例也可实现这一功能。如果打印一篇短文档时在最后一页只有少量的文学习交流会字，可以在打印预览状态下单击"缩至整页"按钮减少输出页数。该功能特别适用于只有很少页数的文档，

如信件或备忘录。如果对预览效果满意，可直接点击"打印"按钮或启动"文件"菜单中的"打印"命令在预览窗口下将文档打印出来。预览结束，点击"关闭"按钮则回到以前的文档编辑状态。

2、打印

编辑排版设置好的Word文档可以在编辑窗口下直接点击"打印"按钮打印输出，也可以在"打印预览"窗口下点击"打印"按钮打印。如果要打印文档中的某些页，或要对文档打印进行某些特殊设置，则需打开在"文件"菜单中的单击"打印"命令，打开"打印"对话框进行设置。

在"打印"对话框中，可以设置打印机的类型，打印页面的范围，每页打印的份数。在打印范围选项下，可以选择全部打印，只打印当前页，也可以选择打印指定的页，如打印1，2，3，5-8学习交流会，则打印1，2，3，5，6，7，8页。在打印份数输入框中，输入一个数，则可以将选定的打印页，打印指定的份数。在设置好以上选项后，单击"确定"按钮，即开始打印文档。需要注意的是：选择打印当前页，则打印光标所在的页，其它打印方式与光标所在位置无关。