日常工作中节约时间的十二条技巧

日常工作中节约时间的十二条技巧(2007-06-30 10:52:21)转载▼标签： 管理访谈仅供参考学习美文收集城市印象艺术赏析写意人生财富人生我记录 分类： 管理访谈

日常工作中节约时间的十二条技巧

人们通常没意识到从每天的日常工作中也可以节省时间。这首先是因为人们习惯按部就班地做事，这很自然；其次，目常工作中的具体事物也并非总是很耗时。但这些例行公务确实是可以简化、合并或废除的。这将给你更多时间来处理更重要的事。在一定程度上，你的具体工作决定了究竟改变哪些作法才最有成效。以下建议普遍适用于多数管理工作。

·一定要及时完成日常工作。落下的工作以后处理会更加困难。

·在开会的时候宣布一般的事情，不要一个人一个人地去通知。

·将定货等日常工作交给下属。

·不要顶替缺勤的下属，要对员工进行全能训练，使他们能兼任其它作。

·将临时工作，如培训新员工，交给下属。

·避免杂乱无章，这样就不会白白地将时间浪费在找东西上了。

·如果你可以打电话处理某事，就不要写备忘录，除非必须保存永久性纪录。

·找出并扔掉重复的纪录。

·缩短、取消、合并会议。

·试图找出那些根本没必要做的事。一个典型的例子就是向许多人及送例行备忘录和报告，而许多收件人与之毫不相干。

·利用自己的零碎时间，例如等候会议开始的时间和中间休息的时间，做一些阅读日常文件之类的“最不动脑子”的工作。

·让其它部门的人来见你，而不是你去见他们。

减少文书工作十三条确实可行的方法

许多主管常常抱怨他们要处理的文件太多。多数文件既毫无必要也不受欢迎，使这项负担更令人生厌。新技术也助封为虐，令问题雪上加霜。计算机打印出许多文件、传真信息源源不断，甚至电子信箱和语音信艳也间接地成了帮凶，因为它们使别人更容易找到你，要你做出书面答复。所有这些令你在看某位未来学家预示未来无纸办公室的到来时，不禁会哑然失笑。眼见才为实。在这种无纸办公室到来之前，拯救自已的方法只能是控制需处理的文件数量。这并非易，但也不是做不到，采取以下作法将能助你为成功。

1、必要时再动笔。书面答复很费时，因此无论在是你主动动笔还是作答复前，一定想想是否有其它办法。虽然存在例外的情况，但一般而言需要撰写书断材料的有下面这些情况：

·顶头上司或其它上级要求或希望看到书面资料。

·材料性质使然，即如果写出来更容易理解。

·需要作永久性的纪录（如一个处分决定）。

2、如可能，直接在提把要求的备忘录或信函上作答复，而不需另外起草文件。

3、利用下属减轻工作。找出一些文件由亲信员工代为处理，当你将文件交给下属处理时，要确保他们真正理解你的意愿，并鼓励他们越简单越好。

4、不要浪费时间猜测那些不知所云的信件的意思）如有可能，找写信人搞清楚信函的意图。否则，除非你必须及时答复，不然的话，可以将难读的信留待有足够的安静时间，再来慢慢细读。

5.当你处理大量文件时，消除外界干扰，因为这会打乱你的注意力。疲劳也会降低工作速度，因此可能的话，在上午刚上班精力旺盛时作文书工作。

6、归档时要仔细。文书工作中最费时的事之一，就是寻找已归档但没人知道归到哪个档的文件。这同样适用于计算机，因为如果磁盘上的某个文件归错了档，你就必须浏览所有文件才能找到它。

7、经常清理档案。此举不仅节省空间，更重要的是你寻找不好找的文件时也能节省时间。

8、尽可能减少阅读那些与本职工作无直接关系的材料的时间。养成习惯将报告和报刊上有用的东西剪下来，然后把其余的看也不看就扔掉。顺便说一句，计算机和传真机也增加了不少信息，因此在决定阅读和保存哪些资料时要有选择性。

9、看看可以取消哪些源自其它部门的文书工作。例如，对没用的资料，将自己从收件人名单中划去。人们总是很偶然地将别人加入收件人名单，而没事前调查他人是否需要或想要这些资料。

10.作书面答复时不要拖拖拉拉。通常，收到信件、备忘录和其它材料后，人们总是习惯读完后放在一边，以后再答复。问题是当你下次再读到这些文件时，你可能会因不记得文件说些什么而必须再重读一遍。马上答复就可以避免这种事“当然，这并非总能办到，而且有些信件在答复前还需要别的一些信息。但即使如此，在第一次阅读信件时就在信纸边上简单记下自己的想法，就可在你再回头来看这封信时节省时间。

11.避免收件筐这一陷阱。最广为推荐的减少文书工作的方法就是，文件只经手一次。

如上所述，这并非总能办到。但一般情况下，这种方法非常有用。实际上，如果你想采取某种极端作法削减收件筐中的文件，扔掉收件筐好了。此举将迫使你及时处理文件，不致令文件在办公桌上堆成山。

12:想方设法减少你正在撰写的文件。例如，用来确认会议的备忘录和其它类似的资料大可以都清理掉。

13.最后一条，但并非最不重要的一条，就是时刻牢记在必须写材料时做到短小精悍。此举节省了写作时间，并且在理论上也会鼓励他人同样地言简意赅。

处理上下级关系的十条规则

更好地利用时间仅是成为有力主管的一部分。更为重要的是主管要能够管得住下属。否则，你就会将时间浪费在解决各种各样的员工问题上。更为糟糕的是，将所在部门的生产率维持在一个令人满意的水平上也会成为一场持久战。因此，了解同员工保持良好工作关系的主要规则就很有用，因为员工问题可能成为管理工作中最大的时间陷阱。下面这些原则将助你一臂之力。

1．了般下属的优缺点。这样就可以按员工的能力有的放矢地分派任务，而不是盲目而为。

2.但是，要做到开发每位员工的能力，而不是总按以前的工作表现分配任务。这样，才能合理地分配任务，不致于总将艰巨的任务交给最佳员工。

3.一视同仁。有些人天生就比别人招人喜欢，但作为主管不要流露出哪怕是一点点的偏爱。

4.灵活处理员工的问题。严格遵守规章制度可能有时处理起具体问题来就欠缺灵活性。因此，在必要时对规定稍稍灵活掌握一些就能在员工忠诚度和生产率方面带来巨大的回报。

5.关心员工。力图从员工的角度来看问题。这样可以令你从一劳永逸地彻底解决问题的角度来看问题，而不是拖延问题。

6．批评时要慎重。无论员工哪方面做得不好，批评时都要有积极肯定，不要进行人身攻击。如果你不是消极否定，员工是不大可能对建设性批评抱敌意态度的。

7.任何时候分派新任务、工作指示都要简单具体。此外，不要忘记向员工提供完成任务所需的资源和培训。

8.表明时刻关注下属。具体做法时不断评价他们的工作，而不仅仅是在考核时才这样做。无

论工作是好是坏，都要多实话实说，并同员工达成共识。也就是说该表扬时表扬，不该表扬时别表扬。

9.捍卫受到不公正批评的员工。别让其它部门把你的人当做别人所犯错误的替罪羊。

10.不要做将军，要做教练。你是在工作，而不是在打仗，因此既要忠诚于公司，也要忠诚于下属。只要有可能，让员工参与决策过程。你还可以通过为员工争取应得的升职、加薪和奖励来表明你的领导才能。此外，别小看员工的投诉，有些表面看来微不足道的一些事情对员工可能意义重大。

四种想象和三条规律

对我们许多人来说，不能组织和管理优先事项是因为把某些想象当成事实并据此行事。初来乍到者常有一些不切实际的想象，而这些想象多数与时间有关。

想象1：没有人有足够的时间。

事实是：每个人都拥有所有的时间。

确实如此！每个人都正好有24小时，也就是1440分钟，就这样，不多不少。这就是说，即使你想要比现在更多时间，也办不到。这就是少数几个人人平等的地方之一。你只能有多少用多少。

在我们的工作室里，我们常常举起一张美钞，告诉同事我们曾在财经杂志看到过一则银行广告。

那个广告只印着一张美钞，广告的说明文字是，它没有使用说明书。

在这方面，时间和金钱一样的，也没有使用说明书，但你一定要使用它，而像土司烤炉这样简单的东西却有说明书。这是不是让你有点不解？

就如同使用金钱一样，你必须学会以最有效的方式使用时间，我是说所有时间。

有些人承认想象1的愚蠢，但却在下面的一个想象里栽了跟斗。

想象2：有许多办法节省时间。

事实是：不能省时间，只能用时间。

沙漏很好地表达了时间的概念。沙粒不断以同样的速度漏下，你不能插进手指，阻其停住。在过去的一分钟里，我们中的每一个人都花掉了60秒钟的时间，这是不可以挽回的。

20年代伟大的芬兰跑步名将帕活●努米创造并数次刷新一英里长跑世界记录。有一次打破记录后，一个刚听说成绩的大学生兴冲冲地告诉他的教授说：“罗吉斯博士，帕沃●努米把一英里长跑世界记录缩短了整整两秒啊！”

教授看了他一阵，回答道：“努米先生打算省下那点时间来干什么呢？”

你根本不可能省时间，这是条坏消息，但也有好消息，你可以明智地花费时间，使投入的时间在将来给你带来成果的回报和决策的自由。你现在该把时间投入何种活动，以获得最大的“投资收益”呢？

想象3：工作时间越长，干得越多。

事实是：收益递减规律在起作用。

大多数人在理论上承认这一事实，但实践中却不尊重它。老话讲得不错：“莫把苦劳当功劳。”电脑更是让我们对此坚信不疑。你是否曾因疲劳出了要命得错误，把前一小时输入得成果毁于一旦呢？如果长期操劳过度，你不仅会生活失衡，还会受制于收益递减规律和紧接而至的负效率规律。

想象4：成就大的人比别人工作努力。

事实是：你控制得好，反而轻松。

成就大得人当然不比别人工作更努力。这里要用到另一个词，你知道是什么——聪明。

想一想你所认识的人，是不是真正成就大的人似乎没费大力就能得到一切？无疑，这应了那句俗话：“要干活，找忙人。”

当然，这些人可能还是在费大力的。看上去轻松的东西通常是经验和磨练的成果。当你想到这一点，那么最无成就的是那些终日劳劳碌碌、忙作一团的人。就像人们说起过那位将

军：“他跳上马，四下里一通乱跑。”

这里我们必须注意，收入并不是工作量的衡量尺度（只需去看看大牌棒球队的最新收入差别！）你真认为每年挣10万美元的人比挣2万美元的要多做5倍的工作吗？可能不是。但如果两个人在相同领域收入差别巨大，可能还得归因于那个词——聪明。

有些人能够比别人干得更聪明的主要原因是，成就大的人学习、运用并掌握了你能学到的最重要规律之一：小差别法则。

规律1：小差别法则

鼓励你记住该条法则，把它写在你经常能够看到的地方，要让这条法则成为你的一部分，成为你思维过程及行动的自然组成部分。要用它来全面理解成功与失败之间、成就与挫折之间、幸福与痛苦之间的毫厘之差。注意：它貌似简单！

小差别法则是：失之毫厘，差以千里。

就这理儿。不深刻？错了，也许举个赛马的例子能说明这个简单的规律中所包含的真理。

在3岁马的“三连冠”系列赛中，赢得Kentucky Derby/Preakness和Belmont Stakes三场比赛全部胜利的马可获500美元奖金。如果不能获得全部3场胜利，在3场中总积分最高的马仍可获得100万美元奖金。

在1989年的系列赛中，Sunday Silence和Easy Goer 两匹马明星是个中的佼佼者。SundaySilence轻松地赢得了KentuckyDerby赛的胜利，而EasyGoer在Belmont赛中也是风光独占。在两场比赛中，冠军和亚军都由那匹马包揽。差别看来就在于中间的那场比赛——Preakness赛。

在该场比赛中，两匹一路紧张角逐至重点，把其它马匹远远抛在了身后。在重点拍摄的照片中，SundanSilence以一鼻之先赢得比赛胜利（和随后的奖金），那场比赛第一名奖金70万美金，加上100万美元的总积分奖，总共170万美元，而第二名只获得7万美元。

Sunday Silence的努力挣得了比Easy Goer多25倍的钱。Sunday Silence比Easy Goer好25倍吗？不见得。经过5周、总路程近4英里的赛程，两匹马之间的成绩差大概只有2英寸，这实际上算不上差别，但是回报却相差25倍。

这就是小差别法则：小的变化，日积月累便酿成巨大差异。可能只是训练多一点，可能是计划方法稍好一点，可能只是克服了一个小毛病，可能上述全部或是别的一点什么。每一小点都微不足道，但累加起来，优势则令人难以置信。

如果你能发现这些能加以培养的小优势，加上有足够的耐心和毅力坚持下去，再来看看结果！你将得到指数式而不是算术式的回报。

你的确不必工作得更刻苦。一步一步地积累，你会变得更“聪明”。

规律2：80—20规律（帕累托原理）

你能用另一条规律来改善优先事项得组织和管理，这就是帕累托原理，也称作“80—20规律”。

维克多.帕累托是20世纪初意大利经济和社会学家，研究意大利得土地所有制。帕累托发现80％以上的土地事实上由20％以下的人拥有。当他研究人类拥有的其它东西（包括金钱）时，他发现仍然存在同样的规律：不管考察什么项目，20％或更少的人最终总是拥有80％或者更多的东西。

经济学家已公认这条法则，他们中大多数人同意这一观点：假如世界上所有财富可以均分给每个人，过了一段时间（并且不需很长），20％的人还是会有80％的财富。

我们知道这本书不是谈经济学的。然而适用于此的是，该法则对时间管理和工作效率已证明同样成立。

你从事销售吗？几年前，我们从事房地产销售时，部门中20%的营业代表（实际上更接近10%——该法则有点保守了）做成了80％以上的生意。

你是管理者吗？我敢说20％的下属给你带来80%要处理的问题，并要花掉你80％与人打交道的时间。如果你管理5个人，想想我们在说谁。

你是义工吗？那么你可能会同意，不到20％的人员完成了80％以上的工作。

你的工作是与许多人一起做吗？是不是至少80％的收益来自于仅占20％的那些人？那些高业绩人员是谁？把他们找出来，也就做完了有关优先事项的决策。

想要管理优先事项（我们都这样想）吗？看看你列出的事项和活动，我敢说其中的20％会产生80％的工作成果。在许多情况下，你最先花在某项工作上的20％时间会带来所得到利润的80％。

什么事项会给你带来最大的投资收益？能找到它们，就能集中精力追求最大效益。80—20规律最令人吃惊的启示是它的另一面：如果20％的事务产生80％的成果，那么其余80％的事务加起来才产出20％的结果。

大多数人承认80—20规律的道理，却对它的真正含义知之甚少。是不是说一个人（或一个项目）会拥有或产出4倍的东西呢？不，那样说太过保守。

想象有5个人坐在桌前，吃一块切成5等份的馅饼，如果馅饼是按照80—20规律在这些人中分配，一个人会最终占有5份馅饼中的4份，而其余4个人只能分享剩下的那份（你认为是每人一口吗？）。一个人的得益是其余4个中每人的16倍。4个人每人其实只得5 0lo，而第五人独得80％。工程师知道可以不断地画项目图纸，总能多做些什么或改变点什么，有时候可以使之更好，但最后10％的改进真值得吗？有些情况下值得，但通常不值得，时

间管理专家阿里·马克齐写道：“我的做法是把更多的事情做成，而不是把„实在重要‟的事做好。”

把事做成是游戏的目的。你做成的事越多，成就便越大。但有些人念念不忘一些“实在重要”的事项，仅仅为做得稍好一点而大费工夫。你必须学会自问：是不是已经够好？有必要再为该项目投入更多的时间和精力吗？

也许你在想我们偏离了80－20规律这个主题，我们并没有忘记它。无论什么时候，只要我们在确定时间的最佳用途，就必须停下来想想这条规律的作用以及它如何影响效率，接下来才能决定做些什么，应该给每一项任务安排多少时间。

记住：运用80－20规律管理优先事项时，提醒自己：列出你的20％事务会带来80％的成果和回报。要不断地问

规律3：保龄球规律（“缝隙”时间）

显然，如果你只是一味关心事项清单上真正的大事，有许多小事就完成不了。这种情况本身就会引发出大问题。你不可完全忽略小事。还记得“缺了一颗钉，失了马蹄铁……”这首歌谣吗？如果注意小节，就不会打输战争。问题是，“怎么做？”

好，来看看保龄球规律。

我们面前有一个箱子，装着保龄球。对保龄球，我们有所了解，比如，它们个儿大，挺沉，占地方。事实上，这个箱子再装保龄球已不行了。只能容纳这几个，没有余地了。这就跟你一天的主要事项一样，它们都既大又费时，不管你怎么努力，只能安排这么多，不能再多。

但保龄球规律发挥作用时，就有了“缝隙”时间的概念，虽然不能往箱中再放保龄球，可你还能装多少弹子呢？还有许多空地来装东西，但不能是“大个的”。

如果能够发现每天通过你生活的机会小窗，你就能使工作更富成果，更令人满意。由于它们来时不声不响，因此，要是你不警醒，它们就会从你身旁溜过。这些分分秒秒就是我们所称的“缝隙”时间。

你是否曾打电话给某人，但接通后却让你干等？是否曾约人10点会面，他却迟到5分钟？有没有刚好午饭前做完一桩大事？是否曾坐在大厅或会客室里等待约见？

是的，这些5分钟、10分钟的时间本身可能无足轻重，但总和起来却能成为我们人生或工作取得成功的强大力量。你对“缝隙”时间必须做的是：

1、一出现马上就要意识到；

2，马上利用它做事先安排的事情。

有许许多多方式来有效地利用“缝隙”时间。这里关键是记住一点：如果你缺乏计划，就会浪费这些时间。这就是要“事先安排”的原因。建立行动计划的最佳时机是现在。什么是零碎的事情，没有特定的截止时间又恰好适合这时做的？什么事情象弹子一样你得扔到保龄球箱子里？以下是本书的建议，其中许多是我们工作室的同事提供的。

·回电话；

·在已经打印完毕、等待发出的信上签名；

·在桌上安置一个读书夹，阅读上面的内容；

·打扫桌面，给东西归位；

·回顾每日工作表，必要时重排优先次序；

·浏览信件（信件不必总是一到就读）；

·快速作些笔记或备忘录；

·休息！

我们总是很高兴有人提出此列中的最后一项。因为我们非常担心人们会变成时间狂，执意要一天中每一秒都用得有效益，但有时候，你最需要的是有几分钟缓口气、翘翘脚、散散步、静思甚至打酣（如果你喜欢小睡的话），以便重获精神，再现活力。