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2024年4月23日发(作者：表达式必须是指向完整对象类型的指针)
176企业家天地理论版
/2008/7
浅论
Excel
服务器在信息管理中的应用
谌桂枝
摘 要
:
信息技术已经促使全球化市场竞争和企业管理模式发
生了深刻的变化。企业管理信息化实质是企业对信息资源在深
度和广度上的开发利用
,
近年我国推出
Excel
服务器信息系统设
计工具与运行平台
,
将电子表格
Excel
和数据库
SQLServer
集成
为一个网络数据业务协同工作环境
,
用户可以自主、轻松、快速
构建适应市场变化的
OA
、
ERP
、
CRM
、
SCM
等管理信息系统。
关键词
:Excel
服务器
;
信息管理
;
管理创新
中图分类号
:F123.16
文献标识码
:A
文章编号
:CN43-1027/F
(
2008
)
7-176-02
作 者
:
株洲职业技术学院
;
湖南
,
株洲
,412000
信息技术的日新月异和新经济的迅猛发展
,
已经促使全球
化市场竞争和企业管理模式发生了深刻的变化。企业管理信息
化实质是企业对信息资源在深度和广度上的开发利用
,
通过
ERP
(
企业资源计划
)
、
CRM
(
即客户关系管理
)
、
SCM
(
供应链管
理
)
等软件系统
,
不断提高生产经营管理的效率和水平
,
进而提
高企业经济效率和竞争力的过程。近年我国也推出
Excel
服务
器企业电子表格集成化的软件系统
,
它是为企业管理人员设计
的一个工具平台
,
提供了一个没有预先设定具体的业务模块的
信息系统的框架
,
通过企业管理人员把自己实际业务中用到的
单据、表格等做成一个个“模板”
,
加入到框架中
,
逐步搭建出适
合自己管理理念的管理信息系统。
一、管理信息化需要创新
(
一
)ERP
等管理信息系统对企业管理的变革与矛盾。
随着企业信息化进程加深
,
企业往往针对不同的业务系统
采用渐进方式采购相应信息系统平台。比如
ERP,
它是以对整
个企业的资源进行规划与控制的信息管理软件系统
,
它是一种
基于企业供应链的管理思想,是在MRPⅡ,制造资源计划
)
的基
础上由面向企业内部转向面向整个供应链
,
且扩展了管理范围
的现代化管理软件工具。无疑
,ERP
的使用
,
促进企业管理思想
和方法以及企业商业运营模式变革、促进决策的科学化
,
实现企
业管理创新
;
可以帮助企业实现跨国、多厂的合作经营管理
,
帮
助企业方便地开展网上门货、配货、结算等数字化网上交易
,
在
线客户支持与服务
,
将极大地改进客户服务效率与质量
,
实现价
值链的增值
,
提高企业的竞争力
,
更好地满足顾客的需求。
然而
,
不可否认
,ERP
等管理信息系统对我国许多企业来
说
,
存在着许多管理上的矛盾。
ERP
是一项浩繁的工程
,
对于各
方面基础较好的企业来说绝非易事
;
对于管理基础薄弱和数据
准备不充分、企业业务流程再造工作粗糙、缺乏自己的
ERP
队
伍或者培训工作不到位的企业
,
只能把目前的业务逻辑生搬硬
套到
ERP
软件逻辑上
,
使得软件开发困难
,
实际应用效能低下
,
不能很好的体现
ERP
系统的决策支持功能和优势。以上这些
原因
,
使我国企业使用
ERP
失败率居高不下
,
加上
ERP
很难适
应企业不断变化需求
,
昂贵的
ERP
的长期成本致使许多中小企
业厂商难以承受
,
对财力雄厚的大企业也感到力不从心。
(
二
)
Excel
电子表格的方便性与单一性。
Excel
是人们很熟悉的办公和数据处理软件
,
它提供许多基
本的数据处理功能
,
如排序、筛选、分类汇总、图表等操作
,
这些
功能为我们处理数据提供了方便。通过使用简单的
Excel
电子
表格软件
,
就可以将手工中复杂的数学计算转为简单的对单元
格公式的确定
,
即用计算机为企业管理建模。许多企事业单位
的日常管理工作中
,
都在大量应用
Excel
填写各种单据
,
制作各
种统计报表和图表
,
解决作业研究的多种问题
,
诸如市场需求预
测、生产与库存决策、购销存报表、设备管理中等与生产、制造、
分配、财务、工程等有关的问题。
但
Excel
在处理数据还存在一些局限性
,
如要同时处理的数
据不在同一张工作表时就无法操作。像财务系统、人力资源系
统、考评系统、生产系统等等。这种信息平台的分散开发和引入
必然使企业的信息被封存在不同的应用电子表格中
,
定义和采
集相互独立
,
从而形成了许多信息孤岛
,
大量有用的的信息数据
被分散在各个“死角”
,
不能被有效地利用和共享。就无法有效
利用现有的业务系统
,
同时企业需要花大量的人力、物力采用手
工方式在不同的应用系统之间切换进行信息分析。这样不但效
率低下
,
而且容易出错
,
还造成了企业资源的浪费。
二、具体应用分析
(
一
)
何为
Excel
服务器。
Excel
服务器就是
Excel+
数据库
+
网络。将电子表格
Excel
和数据库
SQLServer
集成为一个网络数据业务协同工作环境
,
用户可以自主、轻松、快速构建适应市场变化的
OA
、
ERP
、
CRM
、
SCM
等管理信息系统。与
Excel
软件不同
,Excel
服务器服务于
一个组织
,
通常在企业的网络环境中使用
,
可以是一个办公室、
办公楼内的局域网
,
也可以是跨省市、地区
,
连接总部和分公司、
办事处的广域网
(
广域网上的使用需要增加一定的配置
)
。
随着信息技术的快速发展
,
在一个较大规模的信息处理系
统中
,
经常会涉及到源于不同地点
,
以不同格式存储并隶属于不
同数据库管理软件开发的数据信息
,
不同格式的数据无法集中
处理
,
影响了系统的正常运行
;
有时数据需要由多种数据管理软
件共同处理来完成任务。
Excel
网络化
,
是把
Excel
文件存到服务器上通过程序把它
的数据能够传到数据库里
,
当
Excel
要同时处理多张工作表中
的数据时
,
使用
SQLServer
共同解决问题。新的
Excel
报表生成
的时候可以从数据库里直接提取出数据来。这样的话可以构成
企业以
Excel
为终端界面的这样一个系统。因为在企业里
Excel
几乎用的非常之广泛
,
所以这个东西它就很容易的将企业的
Excel
连起来
,
变成网络系统
,
实现企业信息化。
(
二
)
Excel
服务器的特点。
1
1用户自主
,
易学易用
由于
Excel
界面简单、清晰
,
已经渗透到了每个行业和企业
的普通工作人员中了
,
大部分人都可以无障碍的操作。而
Excel
服务器是为企事业单位中的管理人员和业务人员设计的工具
,
不要求用户掌握过多的计算机专业知识。只要会使用
Excel,
仅
需要很少的培训就可掌握使用
Excel
服务器
,
懂得业务需求
,
就
能做信息系统。
2
1按需构建
,
应用广泛
Excel
服务器不是一种固定的应用软件
,
不限制应用的行
业
,
不限定所实现的功能
,
而是根据需要迅速搭建出信息系统的
工具和平台。如
:
生产管理、工资管理、公司的全面管理、进销存
业务管理、统计管理、客户关系管理、财务管理等系统。
3
1数据集成
,
高效安全
采用
MSSQLServer2000
作为系统数据库
,
相对于仅靠
Excel
文件夹共享的方式而言
,
具有丰富的权限管理和安全设置
;
相对
于利用桌面数据库
(
如
Access
、
FoxPro
等
)
开发的应用软件而言
,
具有大型关系型数据库具备的事务管理、并发控制、安全管理和
效率方面的长处;同时Excel表格上的数据已存储到数据库中,
被其他应用程序利用
,
也可以读取其他应用程序产生的数据
(
如
常用的财务软件中的数据
)
来制作
Excel
服务器中的报表。
4
1随需应变
,
与时俱进
信息化是一个持续的过程
,
而不是某个阶段性的目标。市
场和竞争环境在变化
,
企业生产经营模式在变化
,
员工素质在提
高
,
信息系统也需要相应地变化、改进和完善。用
Excel
服务器
实现信息化
,
可以根据组织的实际情况
,
渐进地来做
,
起步容易、
实施简便、扩展灵活
,
让信息化的进程和企业发展历程融为一
体
,
让信息系统永远适用、永不落伍。
(
三
)
Excel
在企业管理的作用。
1
1建立一个信息系统。建立一个信息系统所要完成的四
个方面
:
建立部门、角色、用户等基本信息
;
建立基础数据
;
管理
业务单据
;
完成统计、汇总、查询。在信息系统通过表间公式在
整个企业组织的范围内
,
设计、规范
Excel
表格的填写、流转、统
计、查阅等相关工作。表间公式使用户能够任意引用权限范围
内的企业单位内的业务数据。一个
Excel
模板可以定义多个表
间公式。表间公式可以大大提高工作效率
,
减少人为错误
,
降低
劳动强度。
2
1公用数据和信息权限设计与管理
,
例如
,
组织机构、人
员、角色、系统日志、备份与恢复等统一管理
;
数据类型、数据规
范、用户词典、自动编号规则可以根据权限进行分散管理
;
业务
表单、台帐和报表由用户根据权限设计、管理。大大增强了系统
的适应性和可用性。
3
1实现
Web
化信息管理。通过设计
Excel
服务器模板
,
ESWeb
系统支持远程办公的人员
,
如外地的办事处与总部、分公
司与总公司、子公司与母公司等之间的数据报送。可以使用户
通过互联网进行填报、修改、应用表间公式、图表、工作流、交叉
表、查询数据和引用外部数据源。
4
1外部数据源集成。外部数据源可以使用户非常方便地
将已有的
OA
、
ERP
、
CRM
、
SCM
等管理信息系统的数据集成进入
Excel
服务器
,
实现数据集成。
综 合
/
177
三、应用举例
目前
,Excel
服务器部分典型用户主要分布在电信、电力、
IT
、能源、石油、化工、冶金、矿产、金融、保险、制造、贸易、服务等
行业。
(
一
)
温州华邦电子有限公司用
Excel
服务器打造信息管理
平台。
温州华邦电子有限公司是一家从事单
,
双面印刷线路板和
电子闪光礼品的生产企业
,
同时配套
IC
邦定。自
1997
年成立
至今
,
华邦以其高质量的服务赢得了众多电子商家的信赖。并
先后为海尔
,
长虹等知名企业生产配套产品。多年来
,
华邦依赖
严格的科学管理
,
于
2001
年顺利通过
ISO9001
国际质量体系认
证。公司可承接
PROTEL,PADS,PCAD,Smart-Work
等各类软件
设计生成的
PCB
文件。在管理信息化方面
,
温州华邦最早投入
50
万元购买外国软件
,
但是
,
这个软件不能适应企业管理不断
变化的需要。后来投资2万购买Excel服务器,主要应用订单跟
踪、生产进度表、销售日报、库存管理、财务管理等等
100
多个模
板
,
他们越做越深入
,
已经把
Excel
服务器这个软件进入到了生
产车间管理的程序。
(
二
)
宁波海力工具有限公司用
Excel
服务器进行生产管理。
宁波海力工具有限公司是一家专业制造精密气动工具的公
司
,
由于所产工具繁多
,
生产任务的安排与实施有相当大的难
度
,
产品种类繁杂、制造工艺复杂。无法制定准确的生产计划
,
难以合理地组织生产
,
制造资源协调和调配困难。公司在很早
就开始注重信息化的建设
,
早期就上了传统的
ERP
软件
,
但原
有
ERP
固化的管理思想和公司现有的现实相冲突。通过勤哲
Excel
服务器这一管理软件平台设计了生产管理系统
,
生产模块
包括配方管理、装箱清单生成、工作中心管理、工艺管理、物料清
单管理、需求管理、
MRP
计划、生产订单管理、车间控制、订单信
息系统
,
通过自己设计的系统真正的做到了个性化管理
,
维护好
了公司的生产。
总之
,
我国企业管理的信息化建设
,
引进、应用
ERP
、
CRM
、
SCM
等软件的根本目的就是在学习、研究和应用国外现代企业
管理思想和方法的基础上
,
尽快改变我国落后的企业管理模式
,
进而建立起一套新的符合市场经济体制的企业管理模式。我国
推出的
Excel
服务器
,
用户自主、轻松、快速构建适应市场变化的
OA
、
ERP
、
CRM
、
SCM
等管理信息系统
,
带动企业信息管理的创
新
,
促使企业管理水平和生产力水平的跨越式发展
,
必将推动我
国新型工业化发展进程。
参考文献
:
[1]
王延增
;
信息时代的管理创新
[J]
科学管理研究
,2004
年
06
期
[2]
腾佳东
,
企业信息化建设与企业管理创新
[J]
商业研究
,2004101
总第
285
期
[3]
邹靳等
,
制约我国企业成功实施
ERP
的原因分析
[C]
中国企业
运筹学学术交流大会论文集
2007
(
责任编辑
:
彭宇文
)
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