WPS 2019 表格操作指引书

WPSOffice2019

简单.创造.不简单

表格操作指引书

WPSOffice2019表格操作指引书

目录

第一章

办公数据录入规范和技巧

...................................................................................................1

1.1.

常用快捷键

.........................................................................................................................1

1.2.

数据格式设置

.....................................................................................................................1

1.3.

自动填充

.............................................................................................................................2

1.4.

自定义序列

.........................................................................................................................3

1.5.

人民币大写

.........................................................................................................................3

1.6.

合并居中

.............................................................................................................................4

1.7.

粘贴优化

.............................................................................................................................5

第二章

精美报表格式和阅读工具

...................................................................................................6

2.1.

表格样式

.............................................................................................................................6

2.2.

长数字阅读

.........................................................................................................................6

2.3.

阅读模式

.............................................................................................................................7

2.4.

护眼模式

.............................................................................................................................7

第三章

数据处理实用工具和技巧

...................................................................................................8

3.1.

智能显示非法数据

.............................................................................................................8

3.1.1.

高亮重复项

..............................................................................................................8

3.1.2.

删除重复项

..............................................................................................................8

3.1.3.

拒绝录入重复项

......................................................................................................9

3.1.4.

多列数据对比

..........................................................................................................9

3.2.

数据的筛选和排序

...........................................................................................................10

3.2.1.

自动筛选

................................................................................................................10

I

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3.2.2.

多关键字排序

........................................................................................................11

3.2.3.

自定义序列排序

....................................................................................................11

3.3.

提高数据约束力

...............................................................................................................12

3.3.1.

数据有效性

............................................................................................................12

3.3.2.

插入下拉列表

........................................................................................................13

3.4.

合并表格

...........................................................................................................................13

第四章

数据透视表看透你的数据

.................................................................................................14

4.1.

创建数据透视表

...............................................................................................................14

4.3.

字段设置

...........................................................................................................................15

4.4.

项目分组

...........................................................................................................................15

第五章

公式和函数

.........................................................................................................................17

5.1.

基本概念

...........................................................................................................................17

5.2.

常用函数

...........................................................................................................................18

5.2.1.

统计函数

................................................................................................................18

5.2.2.

逻辑函数

................................................................................................................18

5.2.3.

日期时间函数

........................................................................................................18

5.2.4.

文本函数

................................................................................................................19

5.2.5.

查找引用函数

........................................................................................................19

5.3.

常用公式

...........................................................................................................................20

第六章

轻松制作数据图表

.............................................................................................................21

6.1.

商业图表的制作规范

.......................................................................................................21

6.2.

图表快速布局和美化

.......................................................................................................22

II

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6.3.

组合图制作

.......................................................................................................................23

第七章

数据的保护和共享

.............................................................................................................24

7.1.

文件的加密

.......................................................................................................................24

7.2.

保护工作簿

.......................................................................................................................24

7.3.

保护工作表

.......................................................................................................................25

7.4.

锁定单元格

.......................................................................................................................26

7.5.

共享工作簿

.......................................................................................................................26

III

WPSOffice2019表格操作指引书

第一章办公数据录入规范和技巧

1.1.常用快捷键

功能描述：通过表格快捷键的操作使录入数据时提高速度，掌握快速录入的方法和技巧。

切换到下一个工作簿

切换到上一个工作簿

切换到上一个工作表

切换到下一个工作表

在选定区域中从左向右移动

在选定区域中从右向左移动

撤消上一次操作

恢复上一次操作

向下填充

向右填充

用当前输入项填充选定的单元格区域

操作方法：选中多个单元格，用键盘输入数据，不要按Enter

键，直接按Ctrl+Enter即可将所选单元格都填充上该内容。

键入当前日期

键入当前时间

设置单元格格式

用

SUM

函数插入自动求和公式

列出当前列已存在的内容清单

操作方法：按

Alt

键加下方向键展开清单，松开

Alt

键并按上、

下方向键选择需要的内容，然后按

Enter

键确认。

单元格内强制换行

1.2.数据格式设置

功能描述：单元格可以选择的内置数字格式类型共有12种类别，分别为常规、数值、货币、

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会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、特殊和自定义。

操作步骤：选中数据单元格

→

右击鼠标选择【设置单元格格式】，或按快捷键

。

图1单元格格式设置

1.3.自动填充

功能描述：使用自动填充功能可以完成智能录入，快速输入一部分数据，有效提高输入效率。

操作步骤：选中数据单元格

→

将鼠标移动到数据单元格右下角，鼠标指针将变成十字星（称

之为“单元格填充柄”）

→

直接鼠标左键拖拽填充柄，默认以“序列方式填充”。

注意事项：长按

下拉填充效果将改为“复制方式填充”。

图2自动填充

第2页共27页

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1.4.自定义序列

功能描述：自定义常用序列，使可以通过拖曳填充柄的方式快速产生平时常用序列。

操作步骤：【文件】

→

【选项】

→

【自定义序列】

→

添加新序列（以回车或逗号分隔）。

图3自定义序列

1.5.人民币大写

功能描述：在财务工作中，我们经常需要将小写的金额数字转换成中文大写金额，如填写发

票、员工填写差旅费报销凭证等，利用

WPS

表格的单元格数字格式也可以很轻松地实现。

操作步骤：选中金额数据单元格

→

右击鼠标选择【设置单元格格式】

→

【特殊】

→

【人

民币大写】

→

【确定】。

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图4人民币大写

1.6.合并居中

功能描述：制作表格时，经常要用到合并单元格，

WPS

表格提供的“合并居中”功能，可

以满足各种不同情况下快速合并、拆分的需要。

操作步骤：【开始】选项卡

→

【合并居中】。

图5合并居中

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1.7.粘贴优化

功能描述：以往，在筛选区域中粘贴数据时，很容易把数据粘贴到隐藏行中，导致数据错乱。

现在，通过“粘贴值到可见单元格”选项，数据会逐个粘贴到对应的可见单元格，高效准确。

操作步骤：复制源数据

→

选定粘贴目的区域，右击选择“粘贴值到可见单元格”。

图6粘贴值到可见单元格

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第二章精美报表格式和阅读工具

2.1.表格样式

功能描述：一键套用精美表格样式，方便阅读。

操作步骤：选择数据表

→

【表格样式】选项卡

→

选择样式。

图7套用表格样式

2.2.长数字阅读

功能描述：将数字的分隔符用中文显示出来，便于用户一眼看出多位数字的单位，尤其适合

财务人员，例如：

1,123,456,789

，在

WPS

表格状态栏中显示为“

11

亿

2345

万

6789

”。

操作步骤：右击状态栏

→

勾选【带中文单位分隔】。

图8数字分隔符以中文显示

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2.3.阅读模式

功能描述：阅读模式可以有效地防止数据阅读串行，方便了数据的查阅和展示。

操作步骤：【视图】选项卡，或状态栏右侧

→

【阅读模式】按钮。

图9阅读模式

2.4.护眼模式

功能描述：长时间进行复杂数据表格阅读查找等工作时，护眼模式可以保护眼睛不易疲惫。

操作步骤：【视图】选项卡，或状态栏右侧→【护眼模式】按钮。

图10护眼模式

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第三章数据处理实用工具和技巧

3.1.智能显示非法数据

3.1.1.

高亮重复项

功能描述：查看报表时通过

WPS

表格中的重复项功能快速查找、高亮显示重复项。

操作步骤：选择单元格区域

→

【数据】选项卡

→

【高亮重复项】

→

【确定】。

图11高亮重复项

3.1.2.

删除重复项

功能描述：快速将某一列有重复的值删除掉，仅保留一个。

操作步骤：选择单元格区域

→

【数据】选项卡

→

【删除重复项】

→

【确定】。

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图12删除重复项

3.1.3.

拒绝录入重复项

功能描述：在录入数据时，经常会遇到数据不能重复，通过

WPS

的重复项功能可以很轻松

的限制重复值的录入。

操作步骤：选择单元格区域

→

【数据】选项卡

→

【拒绝录入重复项】

→

【确定】。

图13拒绝录入重复项

3.1.4.

多列数据对比

功能描述：对一个或两个区域（包括多列）中的数据进行对比，并标识或提取出数据中的重

复值及唯一值，该功能在对账等场景中将会非常实用。

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操作步骤：【数据】选项卡

→

【数据对比】

→

【标记两区域中的唯一值】。

图14标记两区域中的唯一值

3.2.数据的筛选和排序

3.2.1.

自动筛选

功能描述：数据筛选是指把数据库或数据清单中所有不满足条件的数据记录隐藏起来，只显

示满足条件的数据记录，这是查找和处理数据清单中数据子集的一种快捷方法。

操作步骤：【数据】选项卡

→

【自动筛选】

→

单击标题单元格的下拉按钮（倒三角箭头）

设置筛选条件，执行筛选后“倒三角箭头”将变为“漏斗标识”。

图15自动筛选

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3.2.2.

多关键字排序

功能描述：排序是最常用的数据整理方法之一，

WPS

提供了“多关键字排序”效果。“多

关键字排序”的处理逻辑是：先按主关键字排序，主关键字的内容相同时，“次要关键字”

将作为更进一步的排序依据。

操作步骤：选择排序区域

→

【数据】选项卡

→

单击【排序】按钮，弹出“排序”对话框

→

添加条件，设置“主要

/

次要关键字”、“排序依据”和“次序”

→

【确定】。

图16多关键字排序

3.2.3.

自定义序列排序

功能描述：

WPS

表格中默认的排序依据包括数字的大小、英文或拼音字母的顺序等，但我

们经常需要依据超出上述范围的某些特殊的规律来排序，例如公司职位高低、学历高低等。

此时，我们可以参照本文“

1.4

自定义序列”，再修改排序次序为“序列”。

操作步骤：创建自定义序列（创建方法请参照本文

1.4

自定义序列）

→

【数据】选项卡

→

单击【排序】按钮，弹出“排序”对话框

→

“次序”下拉框中选择“自定义序列”。

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图17自定义序列排序

3.3.提高数据约束力

3.3.1.

数据有效性

功能描述：“数据有效性”功能可以根据设定的条件，防止在单元格中输入无效数据。

操作步骤：选择单元格区域

→

【数据】选项卡

→

【有效性】

→

选择限制种类和条件。

图18数据有效性约束和数据录入错误提示

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3.3.2.

插入下拉列表

功能描述：“插入下拉列表”不仅能规范数据录入，也可以使录表人录入指定数据更快速。

操作步骤：选择单元格

→

【数据】选项卡

→

【插入下拉列表】。

图19插入下拉列表

3.4.合并表格

功能描述：

WPSOffice2019

支持“多个工作簿合并成一个工作簿”、“多个工作表合并成

一个工作表”、“合并多个工作簿中的同名工作表”等数据合并功能。

操作步骤：【数据】选项卡

→

【合并表格】。

图20合并表格

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第四章数据透视表看透你的数据

4.1.创建数据透视表

功能描述：

WPS

表格数据透视表是一种建立在

WPS

表格数据基础之上，用于对复杂的数据

进行分类汇总和分析交互的、交叉制表的报表。数据透视表通过对数据不同的视角显示数据

并对数据进行比较、揭示和分析，从而将数据转化成有意义的信息。

操作步骤：定位在报表内任意一个有数据的单元格

→

【插入】选项卡

→

【数据透视表】

→

创建数据透视表

→

从任务窗格里的字段列表中，拖动字段到数据透视表区域。

图21生成数据透视表

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注意事项：“行”

/

“列”区域用于分类，“值”区域用于统计汇总，；“筛选器”区域决

定了将何种数据放在值区域中。

4.2.字段设置

功能描述：数据透视表中，通过“字段设置”可以更改统计方法。针对值字段的设置中，“值

汇总方式”选择用于汇总所选字段数据的计算类型，如果数据源没有空值和文本，默认自动

“求和”，可按需修改。“值显示方式”默认为“无计算”，可按需修改为“百分比”等。

操作步骤：选择数字单元格

→

【分析】选项卡

→

【字段设置】。

图22值字段设置

4.3.项目分组

功能描述：数据透视表中提供了非常实用的项目分组功能，通过对数字、日期、文本等不同

数据类型的数据项采取多种分组方式，增强了数据透视表分类汇总的适用性。

操作步骤：右击待分组字段，弹出菜单中选择【组合】

→

弹出的对话框中选择“步长”，

如“月”和“季度”

→

【确定】。

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图23项目分组

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第五章公式和函数

5.1.基本概念

功能描述：

公式是指以等号“

=

”为引导，使用运算符并按照一定的顺序组合进行数据运算的等式，

通常包含运算符、单元格引用、数值、工作表函数等元素。公式可以用在单元格中，也

可以用于条件格式、数据验证、名称等其他允许使用公式的地方。

函数是预先定义并按照特定的顺序和结构，来执行计算、分析等数据处理任务的功能模

块。函数具有简化公式、提高编辑效率的特点。调用函数的语法形式为：

=

函数名

(

参数

1,

参数

2,

参数

3,...)

。

“公式记忆键入”功能可以够根据用户输入公式时的关键字，显示备选的函数和已定义

的名称列表，按上下方向键可以选择要使用的函数，按

/

键可以快速

补齐函数名称，或直接用鼠标选择函数并双击插入。

“参数中文提示”功能可以帮助用户了解函数语法中的参数名称、可选参数或必须参数

等，函数屏幕提示工具条会自动悬浮在函数编辑位置附近。

图24函数编辑

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5.2.常用函数

5.2.1.

统计函数

1.=SUMIF(

区域

,

条件

,[

求和区域

])

条件求和

2.=COUNTIF(

区域

,

条件

)

条件计数

3.=SUMIFS(

求和区域

,

区域

1,

条件

1,[

区域

2,

条件

2],...)

多条件求和

4.=COUNTIFS(

区域

1,

条件

1,[

区域

2,

条件

2],...)

多条件计数

5.2.2.

逻辑函数

1.=AND(

条件

1,[

条件

2]...[

条件

n])

所有条件成立返回

TRUE

，所有条件都不成立返回

FALSE

2.=OR(

条件

1,[

条件

2]...[

条件

n])

所有条件都不成立返回

FALSE

，任意条件成立返回

TRUE

3.=IF(

测试条件

,

真返回值

,[

假返回值

])

判断一个条件是否满足，如果满足返回一个值，否则返回另一个值

5.2.3.

日期时间函数

1.=DATE(

年

,

月

,

日

)

组合日期，例如

=date(2019,1,2)

则返回日期

2019-1-2

2.=TIME(

小时

,

分

,

秒

)

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组合时间，例如

=time(10,50,13)

则返回时间

10:50:13

3.=TODAY()

返回当前日期

4.=DATEDIF(

开始日期

,

终止日期

,

比较单位

)

计算两个日期相距的年月日。其中，比较单位为

”Y”

或

”M”

或

”D”

，

Y

代表年，

M

代表

月，

D

代表天，只能按其中一个单位计算相距的长度。

5.2.4.

文本函数

1.=LEN(

字符串

)

返回字符个数

2.=LEFT(

字符串

,[

字符个数

])

从字符串左边开始取字符

3.=RIGHT(

字符串

,[

字符个数

])

从字符串右边开始取字符

4.=MID(

字符串

,

开始位置

,

字符个数

)

从字符串的指定位置取字符

5.2.5.

查找引用函数

1.=VLOOKUP(

查找值

,

数据表

,

列序数

,[

匹配条件

])

数据匹配。其中，匹配条件为

0

或者

1

，当为

0

时代表精确查找（常用于查找文本条件），

为

1

时代表模糊查找（常用于查找数字区间）

2.=MATCH(

查找值

,

查找区域

,[

匹配类型

])

返回指定内容在指定区域的次序其中，匹配条件为

0

或者

1

，当为

0

时代表精确查找（常

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用于查找文本条件），为

1

时代表模糊查找（常用于查找数字区间）

3.=INDEX(

数组

,

行序数

,[

列序数

],[

区域序数

])

返回指定区域内指定次序的内容

5.3.常用公式

功能描述：

WPS

表格中的常用公式向导，可以简化公式操作，轻松完成复杂计算。

操作步骤：【公式】选项卡

→

【插入函数】

→

【常用公式】。

图25常用公式

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第六章轻松制作数据图表

6.1.商业图表的制作规范

功能描述：如何在

WPS

提供的多种图表中找到适用的图表类型，哪种图表更能表达自己的

观点。通过

WPS

图表中的实时预览窗口你可以快速的套用适合自己数据的图表。

操作步骤：选择数据

→

【插入】选项卡

→

【图表】

→

实时预览窗口。

图26插入图表

注意事项：常用商务图表需要遵循一定的规范。

柱形图











同一数据序列使用相同颜色

建议不要使用倾斜标签

纵坐标轴一般刻度从

0

开始

建议柱子之间的间距小于柱子的宽度

折线图





折线的线型要相对粗些

线条一般不超过五条

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



饼图











建议不要使用倾斜标签

纵坐标轴一般刻度从

0

开始时

数据不要太多，保持在五项以内，超出五项可以使用复合饼图

不要把所有的饼图使用饼图分离

不建议使用图例

尽量不使用标签线，如果使用切忌凌乱

推荐边框使用白色边框线，使图表有较好的切割感

6.2.图表快速布局和美化

功能描述：为了呈现更加专业和美观的图表，我们需要进一步使用图表工具，增加、删除或

更改图表元素（例如，标题、图例、网格线和数据标签等），更改图表的整体布局，自定义

颜色和样式，编辑需要显示哪些数据点和名称等等。

操作步骤：选中图表

→

【图表工具】选项卡中设置，或直接勾选跟随图表的快速设置按钮。

图27图表工具

第22页共27页

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6.3.组合图制作

功能描述：通过图表类型“组合图”制作双轴图或复杂的图表。

操作步骤：选择数据

→

【插入】选项卡

→

【图表】

→

【组合图】

→

设置系列图表类

型

→

设置次坐标。

图28组合图制作

第23页共27页

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第七章数据的保护和共享

7.1.文件的加密

功能描述：通过密码保护原始文件或限制进一步的修改。

操作步骤：【另存为】（快捷键

）

→

加密。

图29文件加密

7.2.保护工作簿

功能描述：保护工作簿的结构不被更改，如删除、移动、添加工作表等。

操作步骤：【审阅】选项卡

→

【保护工作表】

→

设置【密码】（可选）。

注意事项：保护工作簿实际上保护的是其工作表。

第24页共27页

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图30保护工作簿

7.3.保护工作表

功能描述：可以通过密码对锁定的单元格进行保护，以防止工作表中的数据被更改。

操作步骤：【审阅】选项卡

→

【保护工作表】

→

【输入密码】

→

按需勾选权限项。

注意事项：保护工作表保护工作表实际上保护的是其单元格。

图31保护工作表

第25页共27页

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7.4.锁定单元格

功能描述：在保护工作表状态下，锁定的单元格可以保护数据不被更改，而未锁定的单元格

可以修改，所有单元格默认情况下为锁定状态。

场景案例：表格发送给“

Office

小白”来填写时，我们希望只允许在特定区域进行编辑其他

任何区域不允许做任何更改，此时可以使用“锁定单元格”结合“保护工作表”来实现。

操作步骤：选定允许编辑区域

→

取消【锁定单元格】（取消按钮置灰状态）

→

【保护工

作表】

→

勾选“编辑对象”（允许对未锁定单元格的编辑动作）。

图32“锁定单元格”的作用

7.5.共享工作簿

功能描述：允许多人同时编辑一个工作簿。共享的工作簿需要保存在允许多人打开此工作簿

的网络位置（例如，“

WPS

云文档”中的“团队文档”）。

操作步骤：【审阅】选项卡

→

【共享工作簿】。

注意事项：工作簿共享后，部分功能不能使用，如合并单元格、条件格式等。

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图33共享工作簿

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