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【项目实战】商务报价过程的那些事（人日、人月、采购文件、NDA）
一、人日与人月换算
人日 / 22.5 = 人力
人日与人月工作量的计量单位，主要主要区别在于单位不同，一个是日计算，一个是月计算，但是都是项目所有参与者工作时长的累计，是最为方便计算成本的数据。是项目管理中常用的概念。
人日也叫工日，就是一个人工干一天的工作量。计算方法用人数乘以天数。如3人干了2天，就算6人日；1．5人日指一个人做了一天半的工作量，或三个人做了半天的工作量。
人月也叫工月，就是一个人工干一月的工作量。计算方法用人数乘以天数。如3人干了2月，就算6人月；1．5人月指一个人做了一月半的工作量，或三个人做了半月的工作量。
二、采购文件
【以下摘自PMBOK的描述】
采购文件用于征求潜在卖方的建议书。
如果主要依据价格来选择卖方（如购买商业或标准产品时)，通常就使用标书、投标或报价等术语。
如果主要依据其他考虑（如技术能力或技术方法）来选择卖方，通常就使用诸如建议书的术语。
不同类型的采购文件有不同的常用名称，可能包括
- 信息邀请书(RFI):
- 投标邀标书(IFB)
- 建议邀请书(RFP)
- 报价邀请书(RFQ)
- 投标通知
判邀请书以及卖方初始应答邀请书。
具体的采购术语可能因行业或采购地点而异。
一般使用顺序：都使用在采购规划阶段，
（1）RFI：征求供应商意见，以使需求明确化
（2）如果需求很明确，则用RFP，征求供应商的建议书(Proposal)
（3）招标或要求供应商报价前，使用RFQ，以作为招标底价及比价的参考（前
提是给所有供应商的报价格式都一样的，如果不一样，则无法比较，也失去了
意义)，在这些过程中，能够降低需求不明确及预算不精确的风险（这个风险
确实存在的哦，你看哪个项目到最后不是超标的就好比装修房间，最后的花费
肯定比预算要多出20%属于正常。
2.1 RFI介绍（信息邀请书：Request for Information）
2.2.1 RFI是什么？
RFI - Request for Information
RFI 是组织在初步了解供应商或服务提供商的阶段使用的工具。
RFI是一份用来取得产品，服务，或供应商一般资讯的请求文件。
这是一个资讯的要求，并不能成为对供应商或采购的约束，通常使用在请购之前。
2.2.2 RFI的目的
其目的是收集基本信息，以便了解市场上有哪些供应商，它们能提供哪些产品或服务，以及它们的大致能力。这些信息可以帮助购买方确定哪些供应商可能满足其需求，值得进一步考虑。在某些情况下，RFI也可以用于了解市场上的新技术或解决方案。
2.2.3 作为乙方公司，响应RFI的正确步骤
响应RFI时，关键是要提供清晰、全面且专业的信息，以帮助甲方公司更好地了解乙方公司及其能力。以下是一些关键步骤和提示：
2.2.3.1 仔细阅读RFI
首先，确保您完全理解RFI中的所有要求和问题。
如果有任何不清楚的地方，不要犹豫向甲方公司提问以获得更多的指导。
2.2.3.2 准备信息
RFI通常会要求您提供关于您的公司、产品或服务、经验、质量控制流程、交付能力等方面的信息。确保您已经准备好这些信息，并以一种易于理解和专业的方式呈现出来。
2.2.3.3 突出您的优势
尽管RFI主要是为了收集信息，但这也是一个展示您的公司优势和不同之处的好机会。尽量突出您在设计、制造、供应链管理、售后服务等方面的优势。
2.2.3.4 提供案例研究和参考
如果可能的话，提供一些成功的案例研究和客户参考，可以帮助甲方公司更好地理解您的实际能力。
2.2.3.5 回答所有问题
确保您已经回答了RFI中的所有问题。
遗漏任何问题可能会给甲方公司留下不专业的印象。
2.2.3.6 校对和审核
在提交之前，务必校对您的回应，确保所有的信息都是准确且完整的。如果可能的话，让一位熟悉您的业务且具有良好写作技能的同事对您的回应进行审核。
2.2.3.7 按时提交
最后，确保您在甲方公司设定的截止日期之前提交RFI回应。
延迟提交可能会让人认为您的公司在时间管理方面存在问题。
以上都是一些一般性的建议，具体的最佳做法可能会因RFI的具体要求和您的公司特点而有所不同。总的来说，目标应该是以最清晰、全面且专业的方式向甲方公司展示您的公司及其能力。
2.2 IFB介绍（投标邀标书：Invitation for Bid）
2.2.1 IFB是什么？
投标邀标书(IFB)
投标邀请书(Invitation for Bid,IFB)
Invitation for Bid的英文缩写
它为所有供应商报价提供他们最佳方案的平等的机会。
为所有供应商报价提供他们最佳方案的平等的机会。
2.2.2 IFB 注意事项
因为招标流程会约束了采购方和供应方，IFB只有在满足以下条件时才可以使用：
- 已经清楚地定义了规范书和工作说明书(Statement Of Work);
- 采购金额足够大；
- 法规或企业规程条例强制的要求；
- 其他方法不适合。因为正式的招标流程对采购方和供应方来说都是花费比较高的，所以当其他方法可以提供必要的信息时，就不应该使用IFB方法。
2.3 RFP介绍（建议邀请书：Request for Proposal）
2.3.1 RFP是什么？
(Request for Proposal，RFP)【建议邀请书】
2.3.2 RFP的作用
- 用于稳固报价采购流程，或议价采购流程中，依要求之明文规定，为取得报价的请求文件。
- 用于采购方要求供应商提供问题的解决方案的建议。
它允许采购人员在没有发现最佳资源之前，还没有决定向谁采购时，可以去广泛地搜集供应商信息并进行谈判。
2.3.3 RFP的注意事项
使用RFP方法时需要注意以下几点：
（1）首先，即使向某一个供应商提供信息，也必须把这些信息提供给所有其他的供应商；
如果允许某个供应商修改方案，也必须将这个机会留给所有的供应商，允许他们也修改方案。
（2）采购方可以就建议中任何不清楚的问题同某一个或所有的供应商进行协商，谈判。
（3）采购方应该考虑对供应商为此方案所付出的时间和建议进行付费补偿，以防止某个供应商给出了比较好的解决方案，而另一个供应商却以低于第一个供应商的价格进行投标。
2.4 RFQ（报价邀请书(RFQ)）
2.4.1
在民营企业中，RFQ通常被认为与RFP相同，但在某些组织中，RFQ则被用
于取得为计划目的之约略资讯，此时在要求中需明确说明。在政府采购中，RFQ只被用于计划资讯的取得。
三、技术分析（TA）
IT类项目的技术分析（TA）文件是对IT类项目进行技术分析和评估的文件，该文件可以帮助项目团队对项目进行全面的技术分析和评估，确保项目的顺利进行和成功交付。
四、Benchmark文件
4.1 诞生背景
汽车开发是一个庞大的系统工程，高质量的产品不仅依赖于理论分析，还依赖于长期积累的生产经验和专业知识。外资企业有上百年的造车史，形成了众多的产品平台，通过设计和实验过程，以数据库、模型和产品平台的形式积累了大量的数据。
而Benchmark:技术作为获取数据多种方法中的一种，在汽车开发过程中，尤其是在国内汽车企业没有系统的、全面的数据积累情况下，是建立整车和零部件数据库最快捷、效率最高、成本最低的方法。中国汽车工业正处于关键和迅速发展阶段，能以最短的周期、最少的开发费用、最好的质量和性能研发出新车型直接关系到企业的生存与发展。
将Benchmark的里念贯穿在整个汽车设计、开发、验证、制造等环节，从而促进企业整车开发的跨越式发展具有非常重要意义。
4.2 Benchmark介绍
Benchmark称为基准调查、基准管理、标杆。
简而言之，Benchmark的意思就是把自己的产品（车辆），或者服务与其他相关业务活动过程与其他业务竞争对手进行对照分析，通过学他们的优点来改善自己的产品，取其精髓对自己的产品进行改善，从而提升自身产品竞争力的方式。
所以Benchmark就是一种实现产品力提升的方法，过程是比较复杂的，类目也很多，包括产品、过程、管理、战略、内部、竞争、功能等，通过这个方法可以缩短车辆研发周期，提前发现问题，亦或者是发现产品成本控制的新方法等。
简而言之，Benchmark，是一种超越竞争对手的方法。
4.3 Benchmark的目的
（1）、缩短产品开发周期、加快新车上市时间：
（2）、了解对比车型的技术状态并参考其优、缺点，使整车设计得到参考、借鉴，从而减小小在设计阶段产生的缺陷；
（3）、收集创新概念、改进产品质量、提高制造效率。
4.4 标杆对照法和benchmark的区别
标杆对照法和benchmark都是比较分析的方法，但是它们的应用场景和目的不同。
标杆对照法（Benchmarking）是将实际或计划的产品、流程和实践与其他可比组织的做法进行比较，以便识别最佳实践、形成改进意见，并为绩效考核提供依据。
而benchmark是一种科学研究方法，是将本企业各项活动与从事该项活动最佳者进行比较，从而提出行动方法，以弥补自身的不足。
所以，如果你想要了解自己的产品或服务在行业中的地位，可以参考标杆对照法；如果你想要了解自己的企业在某个方面的表现是否达到最佳水平，可以参考benchmark。
五、NDA协议
5.1 商务NDA协议是什么？
商务NDA协议（Non-Disclosure Agreement）是一种保密协议，用于确保双方在商业活动中交流和共享的机密信息得到保护。该协议通常由企业或个人在开始合作之前签署，以确保双方在合作过程中不会泄露对方的敏感信息。
商务NDA协议可以为企业或个人在商业活动中提供保障，确保他们的机密信息不会被泄露。在签署协议之前，双方应该充分了解协议的内容，并确保他们能够遵守协议的条款。
5.2 商务NDA协议包含什么内容
商务NDA协议通常包括以下内容：
定义机密信息：协议中明确定义哪些信息被认为是机密信息，包括但不限于商业计划、客户名单、产品设计、技术秘密等。
保密义务：双方应承诺对机密信息保密，并且不会将机密信息披露给任何第三方，除非事先获得对方的书面许可。
使用限制：双方应承诺仅将机密信息用于合作目的，并且不会将机密信息用于任何其他目的。
赔偿责任：如果双方违反协议，造成对方的损失，那么违约方应承担赔偿责任。
协议终止：如果合作终止，双方应继续遵守保密义务，直到所有机密信息已经过时或不再具有保密性。
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