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2024年1月23日发(作者：稻壳模板下载软件)

办公流程的设计

流程是一件事物自始至终最合理的过程，设计流程就是按照复杂问题简单化的原则，从开始到结果之间用最合适最有效最短时间最低费用的评估标准来确定一个最佳的做事顺序。每个环节的位置、作用、内容、操作程序、执行标准，都做到有条有理，井然有序。过程做对了，自然会有好的结果。

设计办公流程，当然应该对办公事务进行分类，因为不同的类型采用的程序和标准是不一样的。

办公事务性的工作分为两类，一类是例行公事，每天这个时候都要做的。另一类是偶发急事，一旦发生了就必须立刻予以应付的。对于前者，流程设计应该用简要的但却必不可少的环节加以设定，做什么，怎么做，用什么标准加以规范，每个程序每个环节每个动作都细致精准地给予明确；对于后者，流程设计以应变原则加以设定，减少可能会耽误时间或有损结果的程序与环节，只是在最关键最接近结果的地方做必要的程序。

需要指出的是，例行公事与偶发急事经常会在同一时间内需要进行处理，一般情况下，均应优先处理偶发急事。

办公流程设计原则如下：

1、简练。如果为了强调规范或者是加强权威，而将流程弄得十分繁复，规矩太多，势必会弄巧成拙，让人无所适从甚至忍无可忍。

2、清楚。流程的过程与结果，流程的每个环节的相关做法与要求都要交代清楚，否则就会乱套。

3、畅通。流程从头到尾都要畅通无阻，每个环节的点在其中都是起着加速的作用，即使是非常充分的理由造成的停顿，事实上都在影响着结果。

4、标准。流程从头至尾都应该执行同一操作标准，因为一致，理解与处理就显得顺理成章。

5、效率。如果效率不能达到最佳状态，那就证明流程还有改进的必要。流程的作用是让事务处理简单化、程序化、规范化、速度化。

办公室犹如一个系统集成的平台，所有的办公事务都在第一时间汇集到这个平台上，经过办公室秘书的分类处理或直线放射到有关的其他平台，例如人力资源部、财务部、市场部等等，或就地给予分解整合，或直接处理完毕。问题是，办公室秘书必须将此过程用结构表的方式表示出来，告知与此有关的部门或人员，使大家一目了然、有章可循。从立体来看，这个流程图是链式结构：

事务起因→秘书分类→呈报上司→上司处理→上司批转→上司交办→转送部门→部门处理→部门批转→部门呈报→秘书处理

以接待来访为例，这个流程图如下：

客户来访→礼貌接待→问明来意→引入会议室→奉上茶水→请其稍候→告知被访者→安排会面→参加会面→礼送客户→做好记录→落实结果

如果被访者不在单位里或因某些原因不便出面接待，则接待流程应在第八个环节调整为“请其留言”或“另约时间”。


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