Word 2016使用技巧

Word 2016

使用技巧

目录

Word 2016使用技巧 .........................................................................................................................................1

技巧一： 简单共享（新） .....................................................................................................................1

技巧二： 协作编辑文档（新） ............................................................................................................3

技巧三： 版本历史（新） .....................................................................................................................4

技巧四： 智能查找（新） .....................................................................................................................7

技巧五： 墨迹公式 ...................................................................................................................................8

技巧六： 编辑PDF文件 ..................................................................................................................... 10

技巧七： 保存为PDF格式 ................................................................................................................. 12

技巧八： 展开和折叠 ........................................................................................................................... 13

技巧九： 答复批注 ................................................................................................................................ 14

技巧十： 简单标记和锁定修订 ......................................................................................................... 15

技巧十一： 对齐参考线和实时布局 ............................................................................................... 16

技巧十二： 粘贴预览 ........................................................................................................................... 17

技巧十三： 多位数字编号 .................................................................................................................. 18

技巧十四： 导航窗格 ........................................................................................................................... 19

技巧十五： 快速样式 ........................................................................................................................... 21

技巧十六： 文档部件 ........................................................................................................................... 22

技巧十七： 文档封面 ........................................................................................................................... 24

技巧十八： 设置默认保存格式 ......................................................................................................... 24

技巧十九： 在后台视图设置打印 .................................................................................................... 26

技巧二十： 轻松恢复未保存文本 .................................................................................................... 29

Word 2016使用技巧

Word 2016提供了更简单的云端共享和协作方式，协作编辑文档更加方便。在版本历史

记录中可找到每次修改的记录，并可与当前文档进行对比。智能查找可让您在无需离开Word

窗口的情况下，利用互联网查找文档中的词语。

技巧一：简单共享（新）

Word 2016利用新的“共享”按钮，快速便捷地邀请他人共同审阅或编辑文档。

操作步骤：

1. 使用Office 365或微软账号登录Word，单击【文件】。

2. 单击【另存为】- 【OneDrive】-相应文件夹名称。

3. 选择要保存的位置，单击【保存】。

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4. 在【文件】菜单中，单击【共享】-【与人共享】-【与人共享】。

5. 输入邀请人员的邮件地址，选择【可编辑】或【可查看】权限，单击【共享】。

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技巧二：协作编辑文档（新）

Word 2016可以多人同时在线编辑存放在OneDrive、OneDrive for Business或SharePoint

Online中的Word文档。

操作步骤：

1. 在收到的含有共享文档链接的邮件中，单击带链接的文档名称，即可打开共享的文

档。

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2. 在文档右侧会列出所有参与者，而文档的正文左侧，则会显示出正在编辑此部分内

容的人员。

技巧三：版本历史（新）

当您编辑存放在OneDrive、OneDrive for Business或SharePoint Online中的文档时，改进

的“版本历史”，允许您查看或回溯到文档的早期草稿，让您毫无顾虑地编辑和共享文档。

操作步骤：

1. 单击【打开】-【OneDrive-XXXX】，选择文件。

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2. 单击【文件】。

3. 单击【历史记录】。

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4. 即可看到保存的所有历史记录，单击任意一条历史记录。

5. 可以和现在的版本进行对比，也可直接还原到所选版本。

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技巧四：智能查找（新）

智能查找可让您在无需离开Word窗口的情况下，利用互联网查找文档中的词语。

操作步骤：

1. 选中要查找的文字，单击右键，选择【智能查找】。

2. 在右侧【见解】任务窗格中可以查看搜索到的结果。

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技巧五：墨迹公式

Word 2016提供了墨迹公式功能，可以用手指或触摸笔直接书写数学公式，Word可以

自动识别和转换公式内容。（Excel、PowerPoint、OneNote也具备此功能）。

操作步骤：

1. 在Word中，单击【插入】-【公式】-【墨迹公式】。

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2. 可以任意书写公式。当输入错误时，可以将内容“擦除”后重新输入，完成后单击

【插入】。

3. 单击公式右下角的下拉箭头，选择【另存为新公式】，即可将此公式保存到公式库

中。

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4. 重新命名公式名称，单击【确定】。

5. 单击【插入】-【公式】，在展开的列表中，可看到保存的公式。

技巧六：编辑PDF文件

Word 2016可以打开PDF文件，轻松获取PDF文件内容，并对段落、列表和表格进行排

版，就像使用熟悉的Word文档一样。

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操作步骤：

1. 现在，可以在Word 2016中直接打开PDF文件，内容和排版高保真还原，还可以自

动生成标题导航，表格和图片也保持原样。单击【文件】-【打开】，选择PDF格式。

2. 若显示提示对话框，单击【确定】。

3. 此时，即可在Word 2016中直接编辑修改PDF文档的内容。

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技巧七：保存为PDF格式

当文档创建完成后，为使内容不易被修改，我们可以将其另存为PDF格式。

1. 单击【文件】。

2. 单击【导出】-【创建PDF/XPS文档】-【创建PDF/XPS】。

3. 将文件存放在指定位置，然后单击【发布】即可。

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技巧八：展开和折叠

只需轻点一下，就可以折叠章节，隐藏已阅读的内容，或展开章节，查看更多内容。

操作步骤：

1. 在较长的文档中，单击标题前的标志

展开所有已收起的内容，方便阅读。

，可以折叠或展开标题，收起已读内容或

2. 也可以同时折叠或展开所有的标题，只需在选中的文字上单击右键，然后在弹出的

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菜单中选择【展开/折叠】-【展开所有标题】或【折叠所有标题】，这样可以帮助您

轻松关注重要内容。

技巧九：答复批注

在文字旁的批注中，可以展开多人讨论。您可以轻松跟踪批注，查看相关人员的相互回

复，帮助您了解对话中的要点内容。当一个批注或对话的内容已处理完毕，可标记为“完成”，

使它折叠并变灰，保留在旁边，以供将来参考。

操作步骤：

1. 单击批注图标

图标

展开批注中的内容，查看他人的修改意见。也可以单击答复批注

进行答复，围绕文档内容进行讨论。

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2. 讨论结束时，在批注标记上单击右键，在弹出的菜单中选择【将批注标记为完成】，

这样批注变为灰色，提示自己和其他修改者现在的修改状态，以供后续参考。

技巧十：简单标记和锁定修订

用简单的提示标明修订和批注，使整个文档显得干净整洁。在修订处单击一下，即可查

看所有的改变，查看之后再将其隐藏，实现轻松阅读和跟踪。添加一个密码可以阻止其他人

取消修订状态，确保文档中所有被更改的地方都被跟踪，文档变化一览无余。

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操作步骤：

1. 当文档处于修订状态时，单击【审阅】，在修订组中将显示标记状态更改为【简单标

记】，可以隐藏修订内容，让文档更整洁。

2. 【审阅】-【修订】-【锁定修订】，可以将文档的修订状态锁定。

3. 将处于锁定修订状态的文档发给其他人进行修改时，文档将始终处于修订状态。如

果要解除修订，必须输入正确的密码，否则无法解除修订状态。这样可以跟踪所有

修改的内容，使您对任何更改都明察秋毫。

技巧十一：对齐参考线和实时布局

在文档中将图片、视频、形状拖入文字时可实时预览布局情况，释放鼠标后，对象和文

本环绕即按预览的结果呈现。新的对齐参考线，可以轻松将图表、照片、图形与文字对齐，

使您的文档看起来专业而美观。参考线会显示在需要的位置，设置完毕会自动消失。

操作步骤：

1. 在图形、图片、图表的旁边，可以利用布局选项快速设置版式。

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2. 拖动对象时，对齐参考线自动帮助对齐，布局效果可实时预览。

技巧十二：粘贴预览

Word 2016中实时粘贴预览能让您预览到各种粘贴效果，不再因为粘贴后格式不正确而

撤销或再次粘贴，使您在第一时间得到正确的内容。

操作步骤：

1. 复制内容后，在Word中单击右键，在“粘贴选项”下出现效果预览。例如：将光标

移动至“保留源格式”。

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2. 若想查看其他粘贴效果，例如“只保留文本”，只需将光标移动至相应图标。

3. 当确定效果后，单击该图标即可完成粘贴。

技巧十三：多位数字编号

多位数字编号功能，扩展了以前版本提供的自动编号能力，并且能允许为多达 5 位数

字进行自动编号。

操作步骤：

1. 选中文档中的文字，在“开始”选项卡中，单击“编号”旁边的三角符号，如图

所示，在下拉列表中，选择“定义新编号格式”。

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2. 在“编号样式”中，拖动滚动条至底部选择其样式为“00001, 00002,00003……”，

单击【确定】，完成设置。

技巧十四：导航窗格

编辑文档时，有时会遇到长达几十页，甚至上百页的超长文档，用键盘上的翻页键查找，

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既不方便，也不精确。Word 2016的“导航窗格”提供三种导航模式：文档标题导航、文档

页面导航、搜索导航。

提示：文档标题导航必须事先设置有标题样式。

操作步骤：

1. 单击【视图】，勾选“导航窗格”。在文档左侧会出现导航窗口。例如，此时显示的

是“文档标题导航”。

2. 单击【页面】，即将文档导航方式切换为“文档页面导航”，以缩略图形式显示文档

页面。

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3. 单击【结果】，导航方式切换为“关键字导航”，然后在搜索框中输入关键字，“导

航”窗格上会列出所有包含关键字的导航链接，单击这些导航链接，可快速定位到

文档的相关位置。

4. 需要查找图形、表格、公式和批注等特定对象时，如下图所示操作，导航窗格中会

列出搜索结果的导航链接。

技巧十五：快速样式

合理化的格式设置和段落编排往往能使文档内容更具专业色彩。Word 2016所提供的强

大的样式设置工具可以帮助用户快速完成对文档的格式标准化工作。

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操作步骤：

1. 选择文档中的文字，在【开始】选项卡下的“样式”分组中单击“其他”按钮，如

图所示。

2. 在打开的“快速样式”库中，移动鼠标可进行样式预览。

技巧十六：文档部件

当在大量的文档中，需要使用很多相同的内容，如：公司的Logo、联系方式等，无需再

用复制粘贴的方法，可将它们分别制作成文档部件，保存在自己的文档部件库中，像使用零

件一样装配到文档中。

例如：将下图图片做成文档部件，便于重复使用。

操作步骤：

1. 在文档中选中预先插入并调整好格式的图片，单击【插入】-【文档部件】-【将所

选内容保存至文档部件库】。

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2. 此时打开“新建构建基块”对话框，将名称命名为“Logo”并单击【确定】。此图片

即做成为文档部件，并被保存在库中。

3. 定位到文档中的页眉位置，单击【插入】-【文档部件】，找到已经添加到库中的图

片，在图片上右击，单击【在当前文档位置插入】，即可将图片自动添加到页眉处。

4. 图片插入到指定位置的效果。

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技巧十七：文档封面

Word 2016提供了一个封面库，其中包含预先设计好的各种封面，使用起来非常方便。

为文档选择封面，此封面将自动在首页插入。

操作步骤：

1. 单击【插入】-【封面】，在下拉列表中出现各种封面样式，单击“奥斯汀”。即完成

插入封面。

2. 您也可以设计自己的封面，并选中设计好的封面页，单击【插入】-【封面】-【将

所选内容保存到封面库】，以后即可随时插入自定义的封面。

技巧十八：设置默认保存格式

为了确保低版本的Word能够打开Word 2016所保存的文件，除了可以将文档另存为

“Word 97-2003格式”外，还可以设置Word 2016的默认保存格式，使每次保存都默认存为

低版本格式。

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操作步骤：

1. 单击【文件】。

2. 单击【选项】。

3. 在打开的“Word选项”对话框中，单击【保存】，在“将文档保存为此格式”中，

选择“Word 97-2003文档”，然后单击【确定】。文档的默认保存格式即更改为低版

本的doc格式。

提示：采用低版本格式，Word 2016中的某些新功能将变成灰色无法使用。

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技巧十九：在后台视图设置打印

文档创建完成后可以通过打印的方式将其输出，Word 2016的后台视图功能可以快速进

行打印设置，并预览打印效果。

例如：若设置了文档背景颜色，在默认情况下，打印时将不打印背景色。通过如下设置

可预览和打印文档的背景颜色。

操作步骤：

1. 单击【文件】。

2. 【打印】，即可显示各种打印设置和打印预览。选择【页面设置】。

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3. 在“页面设置”对话框中，选择【纸张】选项卡，单击【打印选项】。

4. 在“Word选项”对话框中，单击【显示】，勾选【打印背景色和图像】，再依次单击

【确定】，关闭所有对话框。

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5. 此时即可打印和预览该文档的背景颜色。

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技巧二十：轻松恢复未保存文本

当出现意外关闭文件而未保存的情况时，可选择保留文件最近的自动保存版本，这样可

以在下次打开该文件时进行恢复。还可设置自动保存时间间隔，让我们不再担心意外情况而

导致文档内容丢失。

例如：在编辑文档时，发生意外情况关闭其正在编辑的文档，而且没有保存。需要恢复

该文档的最新版本。

操作步骤：

1. 单击【文件】。

2. 单击【信息】-【管理版本】-【恢复未保存文档】 。

3. 此时Word会打开记录的所有自动恢复的文档，选择需要恢复的文档，单击【打开】

即可。

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4. Word之所以可以自动恢复文档，是因为设置了文档的自动保存时间间隔，可修改

此设置，例如，缩短自动保存时间间隔，这样出现意外恢复时，能恢复更多内容。

设置方法为：单击【文件】。

5. 单击【选项】。

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6. 在打开的“Word选项”对话框中，单击【保存】，即可设置自动恢复时间间隔和自

动恢复文件的位置。再单击“确定”以保存更改。

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