Windows打印机大揭秘：安装、共享及日常维护全攻略

使用Windows安装、共享和管理打印机

一、打印机连接方式

打印机可连接到单台计算机或网络。本地打印机通过USB端口、并行端口、串行端口或无线连接（蓝牙、红外或Wi-Fi）直接连接到计算机，部分打印机支持多种连接方式。网络打印机则通过以太网端口直接连接到网络，或使用Wi-Fi连接到无线接入点，有些打印机同时具备以太网端口和USB端口。

二、打印机安装前的准备

（一）打印机驱动

安装打印机时，需要与操作系统兼容的驱动程序。32位操作系统使用32位驱动，64位操作系统使用64位驱动。Windows 7内置了许多打印机驱动，驱动也可从打印机附带的CD中获取，或从打印机制造商的网站下载。

（二）研究打印机网站

若公司计划购买新打印机，可评估打印机制造商的网站，以确定哪个网站提供的支持最佳。研究以下三个方面的问题：
1. 哪个网站最便于根据使用标准选择新打印机？
2. 哪个网站最便于查找打印机故障排除的帮助信息？
3. 哪个网站提供了关于打印机日常维护的最佳信息？
4. 哪个网站提供了关于如何清洁打印机的最佳信息？

三、安装本地或网络打印机

（一）使用Windows 7/Vista安装打印机

1. 准备工作
   • 网络打印机：确保打印机已连接到网络并开启。
   • 无线打印机：开启打印机并确保其在接入点或计算机的范围内。
   • 并行或串行端口打印机：将打印机连接到计算机并开启。
2. 打开设备和打印机窗口
   • 在Windows 7控制面板中，使用大图标或小图标视图，点击“设备和打印机”（也可点击“开始” - “设备和打印机”）。
   • 在Windows Vista中，在控制面板中点击“打印机”打开打印机窗口，其功能与Windows 7的“设备和打印机”窗口相同。
3. 添加打印机
   • 点击“添加打印机”，在出现的“添加打印机”窗口中选择打印机类型。
   • Windows会搜索可用的打印机并列出，选择打印机后点击“下一步”。若打印机未列出，点击“我需要的打印机未列出”，并指定打印机的端口或IP地址。
4. 选择打印机驱动
   • 若选择Windows自带的驱动，选择打印机品牌和型号。
   • 若使用CD或之前从网上下载的驱动，点击“从磁盘安装”，浏览找到驱动（Windows查找的是.inf文件），根据操作系统类型选择32位或64位文件夹。
5. 完成安装
   • 继续按照向导完成打印机安装，可更改打印机名称并指定为默认打印机，还可打印测试页验证安装是否成功。
   • 随时可通过右键点击打印机，选择“打印机属性”，在“常规”选项卡中点击“打印测试页”来测试打印机。

也可使用打印机附带的CD中的安装程序或从制造商网站下载的安装程序来安装打印机，某些情况下此方法可能更有效。

（二）使用Windows XP安装本地打印机

1. 使用FireWire、USB或无线连接的打印机

- **安装驱动**：以管理员身份登录系统，在安装打印机前运行存储在CD或从制造商网站下载的安装程序，安装驱动。
- **连接打印机**：安装过程中会提示连接打印机，连接后开启打印机。对于无线打印机，需验证无线连接是否启用；对于红外无线打印机，需将打印机置于计算机红外端口的视线范围内。
- **完成安装**：安装程序检测到打印机后，若Windows启动“发现新硬件向导”，应尽快关闭；若未关闭，取消该向导。安装程序会询问是否将此打印机设为默认打印机，选择后完成安装。
- **测试打印机**：通过“开始” - “控制面板” - “打印机和传真”（经典视图）或“打印机和其他硬件” - “打印机和传真”（分类视图）打开“打印机和传真”窗口，右键点击打印机，选择“属性”，在“常规”选项卡中点击“打印测试页”。

2. 使用并行端口的打印机

- **连接打印机**：将打印机连接到端口并开启。
- **选择驱动安装方式**：可使用打印机制造商的安装程序或Windows安装过程。先尝试使用打印机附带CD或从制造商网站下载的安装程序，若安装有问题，再尝试Windows安装方法。
- **使用制造商安装程序**：启动程序并按照屏幕提示安装打印机。
- **使用Windows安装程序**：打开“打印机和传真”窗口，点击“添加打印机”，启动“添加打印机向导”，按照屏幕提示安装打印机驱动，安装完成后打印测试页验证安装是否成功。

若使用并行端口安装打印机出现问题，可能是BIOS设置中端口配置不正确，或并行电缆有问题。并行端口分为标准并行端口（SPP）、增强并行端口（EPP）和扩展功能端口（ECP），并行电缆长度不应超过10英尺，且应符合IEEE 1284标准。

（三）使用Windows XP安装网络打印机

1. 打开“打印机和传真”窗口，启动添加新打印机向导，选择安装本地打印机，但不要求Windows自动检测打印机。
2. 选择“创建新端口”，从端口类型列表中选择“标准TCP/IP端口”，点击“下一步”两次。
3. 输入打印机的IP地址或名称，点击“下一步”。
4. 点击“从磁盘安装”，指定下载的驱动文件，完成打印机安装。

四、共享已安装的打印机

（一）验证Windows共享设置

• Windows 7 ：确保“启用文件和打印机共享”已选中，这是家庭或工作网络的默认设置。可在“网络和共享中心”中点击“更改高级共享设置”进行检查。
• Windows Vista ：在“网络和共享中心”中开启打印机共享。
• Windows XP ：若要共享已安装的打印机，需安装“文件和打印机共享”；若要使用远程计算机共享的打印机，需安装“Microsoft网络客户端”。通常，在网络中的所有计算机上安装这两个组件较为方便，可通过打开“网络连接”窗口，使用“本地连接”图标属性框进行安装。

（二）共享打印机步骤

1. 在打印机属性框中，点击“共享”选项卡，勾选“共享这台打印机”（Windows 7）；在Vista或XP中，需先点击“更改共享选项”按钮才能进行更改。
2. 可更改打印机的共享名称，并选择打印作业的渲染位置（远程计算机或本地计算机），可通过测试不同位置的打印作业，确定哪种方法最能有效利用网络计算资源。
3. 若要为使用不同操作系统的远程用户提供打印机驱动，点击“其他驱动程序”。
4. 在“其他驱动程序”窗口中，为32位操作系统选择“x86”，为64位操作系统选择“x64”，点击“确定”关闭窗口，可能会要求提供Windows安装DVD或其他安装文件的访问权限。
5. 点击“确定”关闭属性框，共享的打印机在“设备和打印机”窗口中会显示相应图标（Windows 7/Vista为两个朋友图标，XP为手图标），并会在网络中其他计算机的“网络”窗口中列出。

五、安装共享打印机

（一）使用设备和打印机窗口安装

1. 在远程计算机上，打开Windows 7的“设备和打印机”窗口、Vista的“打印机”窗口或XP的“打印机和传真”窗口，点击“添加打印机”，按照屏幕提示添加网络打印机。
2. 选择共享打印机，Windows会尝试使用主机上的打印机驱动，若未找到驱动，可提供CD或其他介质上的驱动，按照屏幕提示完成安装。

（二）使用Windows资源管理器安装

1. 在远程计算机上，打开Windows资源管理器，在“网络资源”中选择共享打印机的计算机，双击该计算机显示其共享资源，包括打印机。右键点击打印机，选择“连接”，按照屏幕提示操作。
2. 若主机共享了正确的驱动，可使用这些驱动进行安装；若Windows找不到正确的驱动，会发送错误消息，并提供从打印机制造商的CD或网上下载驱动进行安装的机会。安装完成后，务必打印测试页验证安装是否成功。

六、管理打印机功能和附加设备

安装打印机后，可使用打印机属性框管理打印机功能和安装在打印机上的硬件设备。右键点击打印机，选择“打印机属性”，点击“设备设置”选项卡，该选项卡中的选项取决于安装的打印机。例如，对于某些打印机，可设置双面打印、控制每个输入纸盒中纸张的尺寸，以及管理如订书机或堆叠器等附加设备。

安装新的打印机附加设备或功能后，这些设备或功能会在用户打印文档时的“打印首选项”框中列出，用户需要了解如何使用这些选项。例如，若安装了双面打印功能，当用户从记事本等应用程序打印时，可在“打印”窗口中选择打印机，点击“首选项”，在“完成”选项卡中从下拉列表中选择“双面打印”。

七、管理打印机队列

通常，Windows从应用程序接收到打印作业后，会将其放入队列并按顺序打印，这一过程称为假脱机（spooling），打印队列有时也称为打印假脱机程序。大多数Windows打印操作都使用假脱机。

管理打印机队列的步骤如下：
1. 在Windows 7的“设备和打印机”窗口中，双击打印机图标，打开打印机状态窗口，可查看打印作业的状态和顺序。
2. 若打印机报告打印问题，会在打印队列的第一个作业状态中显示。
3. 取消单个打印作业：右键点击作业，从快捷菜单中选择“取消”。
4. 取消所有打印作业：点击菜单中的“打印机” - “取消所有文档”。
5. 若打印机仍无法正常工作，可尝试按下打印机上的“取消”或“重置”按钮，或关闭并重新开启打印机。
6. 为验证打印问题是否解决，可使用打印机属性框打印测试页。

若打印机队列出现堵塞，可尝试删除队列中的第一个作业（最后列出的作业）。若无法删除所有作业，可停止并重新启动Windows打印假脱机程序服务。

八、总结

通过以上步骤，我们可以使用Windows系统方便地安装、共享和管理打印机。在安装过程中，需要注意打印机驱动的兼容性、端口配置以及共享设置等问题。同时，合理管理打印机队列和功能，能够提高打印效率和质量。在实际操作中，遇到问题可参考打印机制造商的文档或在线支持，以确保打印机的正常使用。

以下是打印机安装和共享的流程图：

graph LR
    classDef startend fill:#F5EBFF,stroke:#BE8FED,stroke-width:2px;
    classDef process fill:#E5F6FF,stroke:#73A6FF,stroke-width:2px;
    classDef decision fill:#FFF6CC,stroke:#FFBC52,stroke-width:2px;
    A([开始]):::startend --> B{选择操作系统}:::decision
    B -->|Windows 7/Vista| C(准备打印机连接):::process
    B -->|Windows XP| D(根据端口类型准备):::process
    C --> E(打开设备和打印机窗口):::process
    D -->|FireWire/USB/无线| F(安装驱动后连接打印机):::process
    D -->|并行端口| G(连接打印机并选择驱动安装方式):::process
    E --> H(添加打印机):::process
    F --> I(完成安装并测试):::process
    G -->|制造商程序| J(使用制造商安装程序):::process
    G -->|Windows程序| K(使用Windows安装程序):::process
    H --> L(选择打印机驱动):::process
    J --> I
    K --> I
    L --> M(完成安装并测试):::process
    M --> N{是否共享打印机}:::decision
    N -->|是| O(验证共享设置):::process
    N -->|否| P([结束]):::startend
    O --> Q(共享打印机步骤):::process
    Q --> R(提供其他驱动):::process
    R --> S(完成共享设置):::process
    S --> T(远程计算机安装共享打印机):::process
    T --> U(测试共享打印机):::process
    U --> P

以下是打印机连接方式的表格：
| 连接方式 | 特点 |
| ---- | ---- |
| 本地连接（USB、并行、串行、无线） | 直接连接到计算机，部分打印机支持多种方式 |
| 网络连接（以太网、Wi-Fi） | 直接连接到网络，通过IP地址识别 |

使用Windows安装、共享和管理打印机

九、打印机连接方式总结

打印机的连接方式主要分为本地连接和网络连接，具体信息如下表所示：
| 连接方式 | 详细类型 | 特点 |
| ---- | ---- | ---- |
| 本地连接 | USB端口 | 连接方便，多数打印机支持，即插即用 |
| | 并行端口 | 常用于旧打印机，传输数据为并行8位，有不同类型端口标准 |
| | 串行端口 | 数据逐位传输，速度相对较慢 |
| | 无线连接（蓝牙、红外、Wi-Fi） | 摆脱线缆束缚，使用灵活，但可能受信号干扰 |
| 网络连接 | 以太网端口 | 直接连接到网络，通过IP地址识别，稳定性高 |
| | Wi-Fi | 连接到无线接入点，方便移动设备使用 |

不同的连接方式适用于不同的场景和需求，用户可以根据实际情况进行选择。

十、打印机安装过程对比

不同操作系统下打印机的安装过程有所不同，下面通过表格进行对比：
| 操作系统 | 本地打印机安装步骤 | 网络打印机安装步骤 |
| ---- | ---- | ---- |
| Windows 7/Vista | 1. 准备打印机连接
2. 打开设备和打印机窗口
3. 添加打印机
4. 选择打印机驱动
5. 完成安装并测试 | 1. 确保打印机联网并开启
2. 打开设备和打印机窗口
3. 添加打印机，指定端口或IP地址
4. 选择打印机驱动
5. 完成安装并测试 |
| Windows XP（FireWire/USB/无线） | 1. 以管理员身份安装驱动
2. 连接打印机并开启
3. 完成安装并设置默认打印机
4. 测试打印机 | 1. 打开打印机和传真窗口，添加新打印机，不自动检测
2. 创建新端口，选择标准TCP/IP端口
3. 输入打印机IP地址或名称
4. 使用下载的驱动完成安装 |
| Windows XP（并行端口） | 1. 连接打印机并开启
2. 选择驱动安装方式（制造商程序或Windows程序）
3. 完成安装并测试 | - |

从表格中可以清晰地看到不同操作系统在安装打印机时的差异，用户在安装时需根据自己的操作系统和打印机类型选择合适的安装步骤。

十一、打印机共享及使用流程

打印机共享可以让多台计算机共同使用一台打印机，提高设备利用率。以下是打印机共享及使用的流程图：

graph LR
    classDef startend fill:#F5EBFF,stroke:#BE8FED,stroke-width:2px;
    classDef process fill:#E5F6FF,stroke:#73A6FF,stroke-width:2px;
    classDef decision fill:#FFF6CC,stroke:#FFBC52,stroke-width:2px;
    A([开始]):::startend --> B{操作系统}:::decision
    B -->|Windows 7| C(验证文件和打印机共享设置):::process
    B -->|Windows Vista| D(开启打印机共享):::process
    B -->|Windows XP| E(安装文件和打印机共享及客户端):::process
    C --> F(在打印机属性中共享打印机):::process
    D --> F
    E --> F
    F --> G(设置共享名称和渲染位置):::process
    G --> H{是否提供其他驱动}:::decision
    H -->|是| I(选择其他驱动):::process
    H -->|否| J(完成共享设置):::process
    I --> J
    J --> K(远程计算机发现共享打印机):::process
    K --> L{安装方式}:::decision
    L -->|设备和打印机窗口| M(添加共享打印机):::process
    L -->|Windows资源管理器| N(连接共享打印机):::process
    M --> O(安装驱动并测试):::process
    N --> O
    O --> P([结束]):::startend

从流程图可以看出，打印机共享需要先在主机上进行共享设置，然后远程计算机可以通过不同方式发现并安装共享打印机，最后进行测试确保可以正常使用。

十二、打印机管理要点

（一）打印机功能和附加设备管理

安装打印机后，管理打印机功能和附加设备可以提高打印效率和质量。具体操作步骤如下：
1. 右键点击打印机，选择“打印机属性”。
2. 点击“设备设置”选项卡，根据打印机类型设置相关功能，如双面打印、纸张尺寸等。
3. 安装新的附加设备或功能后，在“打印首选项”框中会显示相应选项，用户可根据需要进行选择。

（二）打印机队列管理

打印机队列管理可以确保打印作业的顺利进行，避免出现堵塞等问题。管理步骤如下：
1. 双击Windows 7“设备和打印机”窗口中的打印机图标，打开打印机状态窗口。
2. 查看打印作业的状态和顺序，若有问题可进行相应操作：
- 取消单个打印作业：右键点击作业，选择“取消”。
- 取消所有打印作业：点击菜单中的“打印机” - “取消所有文档”。
3. 若打印机出现故障，可尝试按下打印机上的“取消”或“重置”按钮，或关闭并重新开启打印机。
4. 打印测试页验证问题是否解决。

十三、常见问题及解决方法

（一）安装问题

• 驱动不兼容 ：确保使用与操作系统匹配的驱动程序，可从打印机制造商网站下载最新驱动。
• 端口配置错误 ：检查BIOS设置中端口是否启用和配置正确，特别是并行端口。
• 安装程序失败 ：尝试使用另一种安装方式，如从CD安装或使用Windows自带的安装程序。

（二）共享问题

• 共享设置未开启 ：根据操作系统不同，在相应的共享中心中开启文件和打印机共享。
• 远程计算机无法连接 ：检查网络连接是否正常，确保主机和远程计算机在同一网络中。
• 驱动不匹配 ：在主机上提供其他操作系统的驱动程序，方便远程计算机使用。

（三）打印问题

• 打印队列堵塞 ：按照打印机队列管理步骤进行操作，如取消作业、重启打印机等。
• 打印质量问题 ：检查打印机设置、纸张类型和墨水/碳粉情况，进行相应调整。

十四、总结

通过对打印机连接、安装、共享和管理等方面的介绍，我们了解到在使用Windows系统管理打印机时，需要根据不同的操作系统和打印机类型选择合适的方法。同时，掌握常见问题的解决方法可以提高打印机的使用效率和稳定性。在实际操作中，要仔细阅读打印机的说明书，遵循正确的操作步骤，确保打印机能够正常工作，为我们的工作和生活带来便利。